Betriebsumstellung und Einführung von Microsoft 365
Thema: Microsoft 365
Ausgangslage: Probleme und Kundenanfragen
Der Fußballbundesligist stand vor der Herausforderung, sein Betriebssystem auf Windows 10 umzustellen und parallel dazu Office 365 einzuführen. Im Unternehmen gab es unterschiedliche Office-Versionen und mehrere CRM-Systeme. Dies führte zu Inkompatibilitäten und ineffizienten Arbeitsabläufen. Ein weiteres Problem war, dass viele Mitarbeiter bereits seit langer Zeit in der Organisation tätig waren und noch nie einen Softwarewechsel erlebt hatten. Sie waren es gewohnt, ihre Arbeit auf die altbewährte Art zu erledigen. Zu Beginn des Projekts gab es daher einen großen Widerstand gegen die Veränderungen. Insbesondere ältere Mitarbeiter hatten Angst vor der neuen Technik. Darüber hinaus hatten viele Mitarbeiter zum ersten Mal Zugang zu einer digitalen Arbeitsumgebung, da sie zuvor noch analog gearbeitet hatten. Die größte Herausforderung bestand jedoch darin, dass aufgrund der kritischen Unternehmensfunktionen einiger Mitarbeiter kaum Zeit für den Austausch der Altgeräte und die Schulung auf das neue System zur Verfügung stand.
Vorgehensweise: Was wurde getan?
Um die Betriebssystemumstellung und Einführung von Office 365 erfolgreich durchzuführen, wurde ein detaillierter Rollout-Plan erstellt. Dieser beinhaltete die Umstellung von etwa 300 Bestands- und Neugeräten sowie die Abstimmung der Rollout-Tage mit den jeweiligen Projekt- und Abteilungsleitern. Es war wichtig, die Teams in den Veränderungsprozess einzubeziehen und ihre Bedenken zu berücksichtigen. Daher wurde ein Kommunikationsplan entwickelt, der regelmäßige Updates und Informationen über den Fortschritt des Projekts enthielt. Es wurden Präsentationen erstellt und Kommunikationsmaßnahmen durchgeführt, um die Mitarbeiter und Stakeholder abzuholen und von den Vorteilen der Umstellung zu überzeugen.
Die operative Durchführung der Umstellung wurde sorgfältig koordiniert. Ein Team auf ca. 15 externe Dienstleister wurden eng in den Prozess eingebunden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die 300 Geräte innerhalb von 10 Tagen auszutauschen. Der Austausch der Bestandsgeräte und die Bereitstellung der neuen Geräte erfolgten am Arbeitsplatz der Mitarbeiter. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das neue System effektiv nutzen konnten, wurden Schulungsinhalte geplant. Eine GAP-Analyse wurde durchgeführt, um die Wissenslücken zu identifizieren, und fehlende Inhalte wurden ausgearbeitet. Es wurden didaktische Ziele und Leistungsziele für die Teilnehmer festgelegt. Ein Konzept zur Schulung wurde entwickelt, und Lernfortschrittskontrollfragen wurden erstellt, um den Wissensstand der Mitarbeiter zu überprüfen. Ein detailliertes Storyboard wurde erstellt und die Trainingsinhalte wurden umgesetzt.
Dabei wurde auf eine hohe Qualitätssicherung geachtet, um eine effektive Wissensvermittlung zu gewährleisten.
Um den Mitarbeitern eine individuelle Betreuung und Unterstützung zu bieten, wurden Mitarbeiter vor Ort als geschult. Dazu wurden Floorwalker abgestellt, um als Ansprechpartner für Fragen und Probleme rund um Windows 10 und Office 365 zu fungieren. Sie unterstützten die Mitarbeiter bei der Einarbeitung und halfen, mögliche Hindernisse direkt vor Ort zu überwinden.
Zusätzlich zur Betriebssystemumstellung und Einführung von Office 365 wurde auch eine CRM-Migration durchgeführt. Dabei wurden zunächst sämtliche Daten im Altsystem bereinigt und Dubletten entfernt. Im Anschluss wurden die aktualisierten Datensätze vom Altsystem auf das neue System migriert und erneut auf Ihre Gültigkeit geprüft, um eine effiziente Datenverwaltung sicherzustellen.
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Fazit: Projektergebnisse
Dank des Projekts konnte der Fußballbundesligist erfolgreich ca. 150 Bestands- und 150 Neugeräte von Windows 7 auf Windows 10 umstellen. Dadurch wurden Inkompatibilitäten behoben und die Arbeitsumgebung modernisiert. Office 365 wurde bei 300 Mitarbeitenden erfolgreich eingeführt. Die Mitarbeiter erhielten Schulungen vor Ort, um den Umgang mit Windows 10 und Office 365 zu erlernen. Die Anwesenheit der Floorwalker trug dazu bei, dass die Mitarbeiter schnell mit den neuen Technologien vertraut wurden und ihre Arbeit effizient fortsetzen konnten.
Die Betriebssystemumstellung und Einführung von Office 365 führten zu einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse und einer effizienteren Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Mitarbeiter konnten von den Vorteilen des neuen Betriebssystems und der Office-Suite profitieren, wie z. B. einer nahtlosen Zusammenarbeit, mobilen Zugriff auf Daten und erhöhter Produktivität. Die erfolgreiche CRM-Migration trug zur Optimierung der Datenverwaltung bei und ermöglichte eine effektive Kundenbetreuung.
Insgesamt war die Betriebssystemumstellung und Einführung von Office 365 bei dem Fußballbundesligisten ein großer Erfolg. Die sorgfältige Planung, die Einbindung der Mitarbeiter und die individuelle Schulung trugen dazu bei, dass die Veränderungen erfolgreich umgesetzt wurden und die gewünschten Ergebnisse erzielt wurden. Die Organisation konnte ihre Arbeitsabläufe optimieren und ist nun für die Zukunft gut gerüstet.
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