Datenmigration in die cloud für sichere und automatisierte KI-Nutzung
Thema: Datenmigration, Compliance, KI-Nutzung
Kontext & Relevanz
Mit der zunehmenden Verbreitung von KI-Tools wie dem Microsoft Copilot stehen alle Organisationen – privatwirtschaftliche Unternehmen wie auch öffentliche Institutionen – vor der Herausforderung, ihre Daten so zu strukturieren, dass die KI-Tools bei deren Verarbeitung gute Ergebnisse erzielen. Diese Fallstudie zeigt, wie eine Anstalt des öffentlichen Rechts ihre Daten-Speicherorte und Governance mithilfe von 4-advice erfolgreich modernisierte, um Effizienz, Informationssicherheit und Compliance zu verbessern.
Ziel der Fallstudie
Die Case Study zeigt, wie eine strukturierte Datenmigration auf Microsoft SharePoint und die Einführung einer Informationsklassifizierung die Voraussetzung für eine effektive und DSGVO-konforme KI-Nutzung geschaffen haben.
Ausgangssituation
Die Organisation nutzte Microsoft 365 als Arbeitsplattform, speicherte ihre Daten jedoch dezentral auf Fileservern und in Einzellösungen. Die Daten waren weder gemäß ihrer Sensitivität klassifiziert noch cloudbasiert verfügbar, was den Nutzen des Microsoft Copiloten stark einschränkt, da dieser auf Inhalte in der Cloud zurückgreift. Außerdem war die Dateibaumstruktur über Jahrzehnte gewachsen und oft nicht intuitiv. Gerade Wechsler zwischen Abteilungen oder neue Mitarbeitende hatten so mehr Einarbeitungs- und Suchaufwand beim Auffinden von für sie relevanten Dateien.
Zudem waren Ordner wie „Ordner von Herr Mustermann“ oder Dateibenennungen wie „1009205Marketing-Konzept_Mustermann_Version5“ häufig vorhanden. Es gab also keine von den Mitarbeitenden gelebten Vorgaben zur Dateiablage. Zudem waren die Anforderungen des BSI-Grundschutzes nicht voll umgesetzt, was die Informationssicherheit reduzierte. Zusammengefasst gesagt, waren es drei Herausforderungen:
- Keine strukturierte und klassifizierte Datenablage
- Suboptimale Informationssicherheit
- Unnötige Zeitaufwände für die Dateiablage
- Ineffiziente Nutzungsmöglichkeiten für KI-Tools
Potenzielle Konsequenzen
Ohne rechtzeitiges Handeln drohten massive Produktivitätsverluste, hohe Schulungsaufwände, Compliance-Risiken sowie ein Reputationsverlust und wirtschaftliche Nachteile gegenüber privatwirtschaftlichen Wettbewerbern. Außerdem wäre die Wahrscheinlichkeit unnötiger, potenzieller DSGVO-, EU AI Act- und Compliance-Verstöße höher gewesen, hätte die Organisation nicht die Datenablage verbessert und sicherer gemacht.
unsere Lösung
Basierend auf jahrelanger Projekterfahrung im Bereich Informationssicherheit, Informationsklassifizierung und Change Management entwickelte 4-advice eine ganzheitliche Lösung inklusive der Befähigung der Mitarbeitenden zur Informationsklassifizierung und zur strukturierten Dateiablage.
Dabei griff die 4-advice auf Best Practices aus Informationsklassifizierungsprojekten zurück. Dieses Konzept wurde dann im gemeinsamen Projektteam mit Mitarbeitenden des Kunden in die Tat umgesetzt.
Maßnahmen & Vorgehen
- Konzeption einer neuen, cloudbasierten Ordnerstruktur in SharePoint
- Schulung der Mitarbeitenden zur Informationsklassifizierung
- Entwicklung von Informations-Clustern und Schutzbedarfsklassen auf Basis von Best Practices
- Technische Umsetzung der Klassifizierung über Microsoft Purview
- Einrichtung einer Sandbox zur praktischen Erprobung
- (Teil-)automatisierte Migration der relevanten Daten
- Visuelle Unterstützung zur leichteren Klassifizierung
Das Projektteam erarbeitete gemeinsam mit den Fachabteilungen die Zielstruktur, migrierte gezielt die noch relevanten Daten und etablierte eine intuitivere, nach Schutzbedarf strukturierte Ablagelogik. Zudem wurde die Benutzerfreundlichkeit der Dateiablage durch die farbliche Führung der Anwender verbessert.
Schulungsunterlagen zur Informationsklassifizierung wurden von 4-advice erarbeitet, samt der Integration von Evergreen-Inhalten, um mit den permanenten Veränderungen bei den KI-Tools Schritt zu halten. Evergreen steht für Inhalte, die systemseitig permanent aktualisiert werden. Die ersten Schulungen wurden dann jeweils im Tandem von Kundenorganisation ud 4-advice durchgeführt. Die Team-Mitglieder der Kunden-Organisation führten weitere Schulungen selbstständig durch. Dies ist Ausdruck unseres Berattungsansatzes, unsere Kunden zu befähigen, selbst umzusetzen und keine Abhängigkeiten zu erzeugen.
Ergebnisse & Kundennutzen
- Signifikante Effizienzsteigerung durch zentrale Dateiablage in der Cloud
- Einführung einer einfach verständlichen Daten Governance, also von Konventionen zur Dateiablage, u.a. zu Dateibenennungen, Versionierung u.v.m.
- Erhöhte Informationssicherheit dank der Umsetzung der BSI-Grundschutz-konformen Kennzeichnung von Informationen mit deren Schutzbedarf
- Klar definierte und verständliche Klassifizierungslogik für vertrauliche Daten
- Höheres Bewusstsein der Mitarbeitenden für Informationssicherheit und die Vertraulichkeit von Daten
- Ermöglichung einer automatisierten und DSGVO-konformen Nutzung von KI-Tools
- Reduzierung der Anfälligkeit für Cyberangriffe durch erhöhtes Sicherheitsbewusstsein
- Stärkung der Wettbewerbs- und Skalierungsfähigkeit durch moderne Dateninfrastruktur
Fazit
Die erfolgreiche Migration und Informationsklassifizierung ermöglichte nicht nur den sicheren Einsatz von KI-Tools, sondern auch eine nachhaltige Optimierung der Datenstruktur. Die Fallstudie zeigt exemplarisch, wie Organisationen durch gezielte Digitalisierung ihre KI-Effizienz und Sicherheit deutlich steigern können.
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