Microsoft 365 Einführung
Thema: MS 365
Microsoft 365 erfolgreich einführen: Blocker vermeiden und Kosten sparen
Die Einführung von Microsoft 365 stellt für dein Unternehmen einen entscheidenden Wendepunkt dar. Die Möglichkeit, Prozesse komplett zu digitalisieren, spart dir auf lange Sicht viel Geld, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und ermöglicht darüber hinaus komplett neue, effizientere Abläufe.
Zudem ermöglicht dir die Cloud-Software eine deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Home Office und Büro.
Doch die Einführung von Microsoft 365 inklusive Office 365 im Unternehmen birgt auch viele Herausforderungen und Risiken, die deinen Projekterfolg schmälern oder im schlimmsten Fall sogar zunichtemachen können. Beugst du nicht ausreichend vor, können dir am Ende immense wirtschaftliche Schäden in Millionenhöhe entstehen.
Die Gründe für das Scheitern haben oft drei Facetten – eine menschliche, eine organisatorische und eine technische. Es äußert sich dann beispielsweise durch Widerstand in der Belegschaft, technische Hindernisse bzw. Fehlfunktionen oder eine unklare Erfolgsbewertung.
Hast du auch mit diesen Problemen zu kämpfen? Dann kannst du mit Vorbereitungsmaßnahmen wie professionellen Schulungen, technischen und organisatorischen Analysen und weiteren Maßnahmen aus unserem Change-Werkzeugkasten zielgerichtet den Weg zum Erfolg ebnen.
Die wichtigsten Symptome des Scheiterns
Läuft es bei der Einführung von Office 365 im Unternehmen schief, äußert sich dies zumeist in einem der folgenden Symptome:
Auf Mitarbeiterebene
- Verunsicherung & Widerstände unter Mitarbeitern und Führungskräften
- Produktivitätseinbußen durch unklare Vorgaben zu Arbeitsabläufen
- Mangelnde Kenntnisse von Mitarbeitern im Umgang mit der Software
- Ständige Disruptionen im Betrieb nach Software-Updates, wenn die Mitarbeiter nicht auf diese vorbereitet sind
Auf organisatorischer Ebene
- Verwirrung oder uneinheitliche Nutzung von Tools, insbesondere wenn sich deren Funktionen überschneiden
- Unterschiedliche Nutzung der Software über Team- oder Abteilungsgrenzen hinweg
- Schlechte Auffindbarkeit von Datenspeicherorten und Unklarheit zum Umgang mit Daten
- Fehlende Möglichkeiten, den Erfolg der M365-Einführung zu messen
- Hohe Ausfallzeiten aufgrund zu geringer Supportkapazitäten oder unklarer Arbeitsabläufe
- Unzureichende Möglichkeiten, Microsoft 365 aus dem Home Office zu nutzen
Auf technischer Ebene
- Inkompatibilitäten mit anderen in der Firma genutzten Software-Lösungen
- Probleme bei der Datenmigration – alte Daten können nicht oder nur in alten Tools aufgerufen werden
- Hohe Kosten durch langwierige Migration von On-Premise Installationen in die Cloud Lösung
- Lücken beim Datenschutz bzw. der Datensicherheit
Dies ist nur eine Auswahl von Problemen, mit denen Führungskräfte bei der Einführung von Office 365 konfrontiert werden können und leider längst nicht alles, was uns in derlei Projekt bereits begegnet ist.
Die Folgen dieser Probleme sind zumeist sehr ähnlich: Es kommt zu Verzögerungen im Betriebsablauf, Frustrationen innerhalb der Belegschaft und anhaltenden technischen Problemen, die die interne IT lange Zeit überlasten.
Im schlimmsten Fall kann die neue Software dann von weiten Teilen der Belegschaft abgelehnt werden, zum Beispiel indem wieder auf alte Lösungen zurückgegriffen wird. Spätestens an diesem Punkt solltest du einschreiten, um den Turnaround des Projekts noch zu schaffen.
Immerhin: Die Gründe sind in den meisten Fällen sehr ähnlich – und: sehr vermeidbar!
Zudem ermöglicht dir die Cloud-Software eine deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Home Office und Büro.
Doch die Einführung von Microsoft 365 inklusive Office 365 im Unternehmen birgt auch viele Herausforderungen und Risiken, die deinen Projekterfolg schmälern oder im schlimmsten Fall sogar zunichtemachen können. Beugst du nicht ausreichend vor, können dir am Ende immense wirtschaftliche Schäden in Millionenhöhe entstehen.
Die Gründe für das Scheitern haben oft drei Facetten – eine menschliche, eine organisatorische und eine technische. Es äußert sich dann beispielsweise durch Widerstand in der Belegschaft, technische Hindernisse bzw. Fehlfunktionen oder eine unklare Erfolgsbewertung.
Hast du auch mit diesen Problemen zu kämpfen? Dann kannst du mit Vorbereitungsmaßnahmen wie professionellen Schulungen, technischen und organisatorischen Analysen und weiteren Maßnahmen aus unserem Change-Werkzeugkasten zielgerichtet den Weg zum Erfolg ebnen.
Grund 1: Mangelndes Training
Hast du bereits Erfahrung in der Umsetzung von Change-Projekten sammeln können, kennst du sicherlich das oft größte Hindernis: Widerstand aus der Mitarbeiterschaft. Jede Änderung erzeugt Reibung und je größer die Änderung, desto heftiger fällt dieser Widerstand zumeist aus.
Da oft mit der Einführung der Microsoft 365 Cloud-Lösung auch eine höhere Transparenz einhergeht, z. B. zwischen verschiedenen Standorten, kann sich in von Silo-Strukturen geprägten Organisation schnell eine starke Opposition formen.
Menschen reagieren zumeist sehr negativ darauf, wenn sie ihre gewohnten Abläufe auf einmal ändern müssen. Die Umstellung auf Microsoft 365 ist jedoch eine enorme Änderung, die ganze Prozesse in deinem Unternehmen revolutionieren kann. Denn wie jede Cloud-Lösung bringt auch die Microsoft 365 Suite nicht nur neue Funktionalitäten mit sich, sondern erfordert teilweise einen anderen Arbeitsstil.
Vor allem ermöglicht sie die unmittelbare Synchronisation mit allen Teilen des Unternehmens, was den Arbeitsalltag deiner Mitarbeiter mit einem Mal drastisch verändert.
Unsicherheit, Angst und der fehlende Wille, transparenter zu sein und sich auf neue Begebenheiten und Prozesse einzustellen, kann dann eine Abwehrhaltung hervorrufen. Ein solcher Widerstand wird dabei meistens nicht aktiv, sondern passiv geleistet.
Wenn deine Mitarbeiter beispielsweise weiterhin ihre Daten auf der Festplatte statt in der Cloud in SharePoint oder OneDrive speichern, lässt du große Potenziale liegen. Nämlich z. B. die Einsparung von Kosten für Datensicherungen oder auch den Nutzen, dass Wissen wächst, wenn man es teilt.
Wie oft haben wir schon den Satz gehört: „Wenn bloß alle Mitarbeiter Zugang zu dem Wissen hätten, das in anderen (Silo-) Abteilungen schon da ist…“
Das Rad nicht zig Mal neu zu erfinden, ist sehr viel wert.
Ein simpler Akt des Widerstands kann beispielsweise schon darin bestehen, das neue Software-Angebot nicht (richtig) zu nutzen. Allein das wird deinen Business Case, der hinter der Einführung steht, schon stark beeinträchtigen.
Unsicherheit, Wut und Unzufriedenheit können sich über den Flurfunk wie ein Feuer ausbreiten und die Stimmung unter deiner Belegschaft ruinieren. Musst du jedoch als Reaktion größere Kompromisse eingehen, um die Wogen zu glätten, wird der Erfolg und Sinn der Maßnahme an sich jedoch plötzlich in Frage gestellt. Es entsteht ein Patt, das dich Zeit und Energie kostet und den Erfolg der M365- -Einführung für lange Zeit verhindern kann.
Doch nicht nur interner Widerstand gegen Change kann dich viel kosten – auch mangelnde Kenntnisse im Umgang mit der Software sind ein Garant für gescheiterte Ziele und Frust auf der Führungsebene.
Microsoft 365 ist eine komplexe Software mit vielen Möglichkeiten, für die Nutzer eine Schulung benötigen. Um das volle Potenzial z. B. der „Power Apps“ zu nutzen, ist meist eine spezifische Schulung notwendig. „Aus der Erfahrung vieler Projekte habe ich gelernt, dass es sich mit neuer Software wie mit dem Smartphone verhält, dass du der Oma schenkst: Oft werden nur weniger als 10% der möglichen Funktionen genutzt- das ist mehr als schade.“ Und auch die IT-Richtlinien und der Betriebsrat müssen bei neuen Cloud-Lösungen oft involviert werden. Diese benötigen dann zumindest ein Basis-Wissen zur neuen Technologie.
Zudem erfordern Cloud-Systeme andere Anforderungen der Informationssicherheit. Wer möchte schon, dass die eigenen, firmeninternen „Kronjuwelen“ der Information einem Wettbewerber in die Hände fallen oder dass man gehackt wird? Um dies zu verhindern, benötigst du Prävention – und da Mitarbeiter immer das größte Einfallstor für Cyber-Attacken sind, musst du deine Mitarbeiter befähigen, auch mit Cloud-Lösungen sicher zu arbeiten.
Wissen deine Mitarbeiter beispielsweise, welche Informationen sie in Microsoft Teams Video-Calls mit externen Teilnehmern teilen dürfen und welche nicht? In einem unserer Projekte haben wir Trainings live und als innovatives eLearning entwickelt und durchgeführt, die genau dieses Thema schulte.
Und mit unseren Business Escape Rooms™ muss das auch kein langweiliges eLearning sein, durch das sich die Mitarbeiter nur widerwillig und möglichst schnell durchklicken, um es hinter sich zu bringen.
Werden die Mitarbeiter bei der Weiterbildung zur neuen Software sich selbst überlassen oder mit bloßen Links zu allgemeinen Trainings-Ressourcen abgespeist, wird dies nur in den seltensten Fällen zum Erfolg führen. Vor allem dann, wenn sich ohnehin bereits ein Widerstand gegen das Projekt abzeichnet.
Können deine Mitarbeiter die Möglichkeiten der neuen Software jedoch nicht oder nur zu einem kleinen Teil nutzen, geht ein riesiges Nutzen- und Einsparpotenzial verloren.
Unserer Erfahrung aus Microsoft 365 Einführungsprojekten nach, kannst du dich in einem Unternehmen mit ca 3.000 Nutzern auf Opportunitätskosten von etwa 10 Millionen Euro pro Jahr einstellen, die sich allein auf fehlendes oder falsch durchgeführtes Training zurückführen lassen.
Ein weiterer Punkt, der im Zusammenhang mit der Vorbereitung von Mitarbeitern im Vorfeld eines großen Software-Rollouts oft nicht bedacht wird, ist die Adaptierfähigkeit der Belegschaft an Software-Änderungen. Oft wird dies vorausgesetzt bzw. nicht sonderlich beachtet. „Werden die Nutzer richtig befähigt, so vervielfacht sich der RoI der neuen Software im ersten und zweiten Jahr nach Einführung“
Die Cloud von Microsoft wird regelmäßig aktualisiert, was es nötig macht, sich schnell auf neue Funktionen und Abläufe einzustellen. Kein Problem mit der richtigen Vorbereitung, aber oft ein KPI-Killer, wenn du diesen Aspekten nicht genug Rechnung trägst.
Grund 2: Mangelnde organisatorische Abwägungen
Wie beschrieben kann die Umstellung auf die Cloud von Microsoft 365 eine riesige Veränderung von Betriebsabläufen im gesamten Unternehmen mit sich bringen – was ja oft auch gewünscht ist. Dies ist eine enorme Chance, ist aber gleichzeitig verbunden mit einer ebenso enormen Herausforderung, auf die du dich auf organisatorischer Ebene richtig vorbereiten solltest.
Wird das Handeln auf Unternehmensebene in diesem Punkt von einer Maxime à la „Es wird sich schon alles irgendwie ergeben“ bestimmt, führt dies in den meisten Fällen zu heillosem Chaos. Je größer das Unternehmen, umso mehr.
Nicht nur können so Unterschiede zwischen einzelnen Abteilungen, Teams oder sogar einzelnen Mitarbeitern bei der Nutzung entstehen, sondern dein Unternehmen kann unvermittelt mit derart großen Problemen konfrontiert sein, dass der kaufmännische Geschäftsbetrieb fast zum Erliegen kommt. Das kann mitunter existenzgefährdend werden.
Dies kann etwa passieren, wenn du nicht genug technische Supportkapazitäten vor dem Launch eingeplant hast, um technische Probleme während des Übergangs zeitnah abzuarbeiten. Oder dann, wenn deine Mitarbeiter aus dem Home Office auf einmal feststellen, dass sie nicht sicher oder performant genug auf Anwendungen in deiner Firmen-Cloud zugreifen können.
Überlässt du Abteilungen, Teams und Mitarbeiter bei der organisatorischen Planung sich selbst, bleibt selbst im besten Fall ein unkoordinierter Flickenteppich, der zu internen Konflikten und Effizienzverlusten führen. Die Opportunitätskosten, ausgelöst durch erhöhten Arbeitsaufwand, steigen dabei überproportional mit der Anzahl der Mitarbeiter in deinem Unternehmen.
Dieser negative Effekt wird sogar verstärkt, wenn du in deinem Unternehmen noch andere Software-Lösungen nutzt, deren Funktionalität sich mit Microsoft 365 überschneidet. Wird Mitarbeitern nicht genau kommuniziert, welche Software sie für welchen Anwendungsfall nutzen sollen, ist das Chaos vorprogrammiert.
Es gibt auf der organisatorischen Ebene noch einen anderen häufigen Fehler, der zumeist erst viel zu spät wahrgenommen wird und auch dann vor allem die Führungsebene betrifft:
Mit der Umstellung auf Microsoft 365 verspricht sich dein Unternehmen einen langfristigen Gewinn und digitale Wettbewerbsfähigkeit. Doch hast du Zielkennzahlen nicht im Vorhinein festgelegt oder sind die Möglichkeiten zur Messung solcher Zahlen gar nicht gegeben, kannst du dich auf einmal in einer Situation wiederfinden, in der du die teure und aufwändige Maßnahme nicht mit harten Zahlen und Fakten rechtfertigen kannst. Frei nach Peter Drucker: „Nur was du messen kannst, kannst du verbessern“
Und falls du als Projekt- oder Bereichsleiter die Microsoft 365 Einführung verantwortest, wirst du in 99,9 % der Fälle sicher auch schon während des Projekts Quick Wins und Fortschritt an dein Management berichten müssen, damit sie dich im Fall von Problemen auch weiterhin unterstützen. Also – getreu dem Spruch von Management Guru Peter Drucker – sorge für Messbarkeit.
Grund 3: Fehler bei der technischen Vorbereitung
Viele Führungskräfte denken bei Problemen, die im Zusammenhang mit der Einführung von Microsoft 365 auftreten können, zuerst an die technische Komponente, was verständlich ist. Dennoch kommt es auch hier überraschend häufig zu Problemen, etwa weil Fachexperten nicht eng genug in die Planung integriert wurden.
Hier geht es auch darum, die nutzenbringendsten Funktionalitäten zuerst auszurollen, um frühe Erfolge zu erzeugen. Diese helfen dir nämlich, die Mehrheit der Anwender davon zu überzeugen, dass der Softwarewechsel sowie der damit verbundene Change den Aufwand wert ist, den er – bspw. in seine Schulung – investieren muss.
Eines der häufig drängendsten Probleme für Projektleiter ist dabei fehlende Kompatibilität mit anderen Software-Lösungen, die im Unternehmen neben Microsoft 365 weiterhin genutzt werden sollen. Selbst, wenn die Hürde bei der parallelen Nutzung auf den ersten Blick niedrig erscheint, kann sich dies in riesigen Opportunitätskosten äußern.
Benötigt ein Nutzer beispielsweise einen einzigen zusätzlichen Arbeitsschritt, um die Inkompatibilitäten zu überwinden, summiert sich dies über Jahre und die Gesamtzahl der Mitarbeiter hinweg auf enorm gesteigerte Durchlaufzeiten – und jede Minute Arbeitszeit kostet dich Geld.
Und dies gilt noch im besten Fall. Lassen sich die Konflikte zwischen zwei Softwares überhaupt nicht lösen oder gibt es beispielsweise keine Schnittstelle (API) für eine bestehende, erfolgskritische Software bei dir zu Microsoft 365, droht Stillstand oder das Zurückgreifen auf alte Software, was die Microsoft 365-Einführung ad absurdum führt.
Nicht so drastisch, aber für das Unternehmen ebenfalls sehr teuer, können Probleme bei der Datenmigration werden. Sind alte Daten nicht in der Cloud aufrufbar, führt dies wieder zu verschwendeter Arbeitszeit im besten und Stillstand bzw. Nutzung veralteter Software im schlechtesten Fall.
Hast du zu viel veraltete Software im Einsatz, wird es für dich zunehmend schwierig, die Potenziale der Cloud zu nutzen. In einem Software-Rollout Projekt bei einem Kunden von uns musste beispielsweise eigens eine eigene Software programmiert werden, die bestimmte Daten aus dem Kunden-Bestandsführungssystem extrahierte, damit diese in der damals dort neu eingeführten Customer Service Software Zendesk angezeigt werden konnten.
Solche „Frickel-Lösungen“ kosten dich aber recht viel Zeit und Geld. Und das vor allem, wenn die alte, sogenannte Legacy-Software, nicht cloudfähig oder integrierbar ist.
Oftmals als Bagatelle abgetan, können auch Datensicherheit und Datenschutz für Projektverantwortliche zu einem unangenehmen Dauerproblem werden. Zwar bietet Microsoft 365 Wege, um volle Compliance und DSGVO-Konformität zu erreichen, doch dies muss nicht nur den Anwendern beigebracht werden, sondern erfordert auch organisatorische und technische Maßnahmen.
Das kann beispielsweise die Informationsklassifizierung als organisatorische Maßnahmen umfassen oder auch entsprechende Einstellungen im Azure Active Directory oder anderen Systemkomponenten von Microsoft 365.
Leider stellt sich bei vielen Projekten heraus, dass das Erreichen von Compliance im Nachhinein sehr viel schwieriger, langwieriger und teurer ist, als es bei vorausschauender Planung gewesen wäre.
Unsere Kundenprojekte zeigen, wie die Einführung funktioniert
Trotz der vielen geschilderten Herausforderungen ist die Einführung von Microsoft 365 jedoch keinesfalls zum Scheitern verurteilt. Sie ist vielmehr abhängig von einer umfassenden Vorbereitung, die unter anderem ein adäquates Training der Mitarbeiter, Abwägungen auf organisatorischer Ebene und die Einbeziehung technischer Fachexperten früh und tief im Planungsprozess beinhalten.
Daten unserer Kunden zeigen, dass sich die Mehrkosten für die professionelle Vorbereitung der M365-Einführung meistens bereits nach wenigen Monaten vollständig amortisiert haben.
Durch eine professionelle und lückenlose Vorbereitung in Form von Change Management kannst du bzw. dein Unternehmen die vollständigen Benefits der Umstellung auf Microsoft 365 bereits nach kurzer Zeit erreichen. So ersparst du dir quälend lange Umstellungsprozesse, die zusätzliche Investments erfordern und gleichzeitig nicht den erhofften Mehrwert bringen.
In Unternehmen mit mehr als 3.000 Nutzern liegt das Einsparpotenzial durch adäquate Schulungen bei der Einführung von Microsoft 365 häufig im Bereich von mehreren Millionen Euro allein im ersten Jahr. Ganz zu schweigen von der höheren Mitarbeiterzufriedenheit und dem schnelleren Projektabschluss, der sich durch eine solche Maßnahme erzielen lässt.
Die Lösung: Zielgerichtete Maßnahmen im Vorfeld
Was deine Mitarbeiter im Vorfeld der Einführung von Microsoft 365 brauchen, ist eine umfassende Schulung über die Möglichkeiten und Finessen der Software selbst, aber auch angemessene Kommunikation und Vermittlung von Basiswissen, das aufzeigt, welche Chancen und Nutzen ein solches Projekt mit sich bringen kann, wie Mitarbeitende es selbst mitgestalten können, und vor allem – wie sie am Ende selbst davon profitieren können.
Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass deine Mitarbeiter aktiv an der erfolgreichen Umsetzung mitarbeiten und die neue Software schnellstmöglich annehmen und erfolgreich nutzen können. Auf diese Weise machst du aus einem der größten Blocker einen der größten Erfolgsgaranten für das Projekt.
Die erfolgversprechendste Lösung für kosteneffizientes aber gleichzeitig wirksame Anwender-Schulungen sind unsere Blended-Learning-Ansätze, in denen klassische Face-to-face-Weiterbildungen mit umfangreichen E-Learning-Ressourcen kombiniert werden. Auf diese Weise kannst du in den meisten Fällen qualitativ die besten Ergebnisse erzielen und erzielst auch das beste Kosten-Nutzenverhältnis.
Weiterhin ist eine engmaschige Betreuung durch unsere erfahrenen Change-Profis – falls sinnvoll auch direkt bei dir vor Ort – ein probates Mittel, um den Erfolg des Projekts zu erhöhen. So helfen wir dir dabei, die Unterstützung aller wichtigen Stakeholder zu erhalten und auch den organisatorischen und technischen Aspekten der Software-Einführung frühestmöglich Rechnung zu tragen.
Zudem unterstützen wir dich dabei, KPIs zu bestimmen, die den Erfolg der Microsoft 365 Einführung wiedergeben, und stellen mit dir gemeinsam sicher, dass du diese KPIs auch gut messen kannst.
Mit rund 20 Jahren Erfahrung bei der Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern in Change-Projekten und insbesondere bei der erfolgreichen Einführung von Microsoft 365 in Unternehmen jeder Größe ist 4-advice gerne dein Projektumsetzungs- und Weiterbildungspartner.
Du hast Interesse oder Fragen? Melde dich gerne direkt bei uns!
