Microsoft-Copilot-Einführung im öffentlichen Dienst | KI Use Case
- Branche: Öffentlicher Dienst
- Unternehmensgröße: 100-1.000 Mitarbeitende
- Business-Ziele: Produktivitätssteigerung mit KI, Reduktion von Bearbeitungszeit mit KI
- KI-Technologie/KI-Tools: Microsoft Copilot
- KI-Implementierungs-Ansätze & Methode: KI-Einführung, Change Management
Warum eine Microsoft-Copilot-Einführung im öffentlichen Dienst wichtig ist
Microsoft Copilot bietet Behörden große Chancen. Bei regelmäßiger Nutzung hilft der KI-Assistent, der in Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams eingebettet ist, dabei, verschiedene Aufgaben zu erledigen. Dadurch entstehen weniger Aufwand, schnellere Abläufe und eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. Viele Organisationen im öffentlichen Dienst tun sich schwer, weil wichtige Grundlagen fehlen. Mitarbeitende wissen oft nicht genau, was KI leisten kann und wo sie Grenzen hat.
In diesem KI-Use-Case zeigen wir dir, wie 4-advice eine erfolgreiche Microsoft-Copilot-Einführung im öffentlichen Dienst begleitet hat. Schritt für Schritt, mit einer klaren Strategie, gezielter Befähigung der Mitarbeitenden und einem Change-Ansatz, der nachhaltige Wirkung zeigt. So wird der Copilot zu einem wirksamen KI-Werkzeug, das tatsächlich entlastet.
Ausgangssituation der Microsoft-Copilot-Einführung
Die Organisation – eine Anstalt des öffentlichen Rechts mit mehr als 100 Mitarbeitenden – wollte den Ki-Assistenten Microsoft Copilot im Arbeitsalltag einführen. Die Voraussetzungen waren grundsätzlich gegeben, doch mehrere Faktoren verhinderten eine sinnvolle Nutzung:
- Microsoft 365 war vorhanden, aber Microsoft Copilot wurde nicht eingesetzt.
Die technische Basis stimmte, aber es fehlte an Orientierung und klaren Leitlinien. - Die Mitarbeitenden waren nicht befähigt, mit Microsoft Copilot zu arbeiten.
Es gab Unsicherheit, fehlendes Wissen und keine Einführung in Funktionen oder Einsatzmöglichkeiten. - Eine kleine Pilotgruppe hatte Lizenzen, nutzte den Copilot aber kaum.
Die Nutzung war unstrukturiert, es gab kein Zielbild und der produktive Mehrwert blieb aus. - Es gab keine KI-Vision und keine abgestimmten KI-Use-Cases.
Dadurch fehlte ein gemeinsames Verständnis dafür, wie Microsoft Copilot den Arbeitsalltag unterstützen kann.
Viele dieser Herausforderungen ähneln den typischen Stolpersteinen, die Organisationen bereits bei der Einführung von Microsoft 365 erleben. Eine Übersicht der größten Schwierigkeiten und Erfolgsfaktoren findet sich auch in unserem Artikel zu den zehn größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365.
Das Ziel für die Organisation bei der Microsoft Copilot Implementierung:
Die Mitarbeitenden sollen künftig sicher und sinnvoll mit dem KI-Assistenten Microsoft Copilot arbeiten können, damit der Copilot echten Nutzen stiftet. Der Auftrag an 4-advice liegt darin, die Einführung so zu gestalten, dass ein sofort spürbarer Mehrwert im täglichen Arbeiten entsteht.
Potenzielle Konsequenzen ohne den Einsatz von Microsoft Copilot
Ohne Microsoft Copilot oder ein vergleichbares KI-Tool bleiben viele Abläufe manuell. Die Folgen:
Wirtschaftliche Nachteile
Höhere Prozesskosten und ein klarer Wettbewerbsnachteil gegenüber privaten Anbietern, die bereits automatisieren. Die Leistungen der Anstalt des öffentlichen Rechts werden teurer und weniger attraktiv.
Nachteile für die Arbeitgebermarke
Ohne moderne digitale Werkzeuge sinkt die Arbeitgeberattraktivität. Die Arbeitslast bleibt hoch und die Gewinnung neuer Mitarbeitender wird schwieriger.
Rechtliche Risiken
Unstrukturierter oder falsch eingesetzter KI-Gebrauch kann zu DSGVO-Verstößen, Problemen im Kontext des EU AI Act und zu Bußgeldern führen.
Risiken für die Servicequalität
Wenn Prozesse manuell bleiben oder KI falsch genutzt wird, leidet die Qualität für Beitragszahler. Das kann Vertrauen kosten und zu Kritik und Reputationsschäden führen.
Unser Lösungsansatz bei der Microsoft-Copilot-Einführung
Kombination aus Technologie- und Change-Kompetenz: 4-advice setzte auf einen ganzheitlichen Beratungsansatz mit dem Fokus auf Wirkung:
- Orientierung für die Copilot-Einführung
Eine gemeinsame KI-Vision gab der Behörde einen stabilen Rahmen für die Einführung von Microsoft Copilot über einen Zeitraum von 18 Monaten. - Sicherer Umgang mit KI
KI-Leitlinien stellten klare Regeln bereit und gaben Mitarbeitenden Orientierung im täglichen Einsatz des Copiloten. - Rollenbasierte Schulungen
Führungskräfte, Power-User und Anwender erhielten gezielte Trainings, damit sie Microsoft Copilot direkt, sicher und passend zu ihrer Rolle nutzen können. - Echte Use Cases als Ausgangspunkt
Konkrete Anwendungsfälle wurden vorab entwickelt und im Training direkt umgesetzt. So wurde die Copilot-Einführung sofort greifbar. - Transparente Change-Kommunikation
Eine begleitende Wissenskampagne unterstützte die KI-Einführung und stärkte das Verständnis und die Akzeptanz im gesamten Team.
Eregbnis: Schneller, sicherer Einsatz von Microsoft Copilot im Arbeitsalltag
Mitarbeitende können Microsoft Copilot schnell, sicher und selbstständig im Arbeitsalltag nutzen. Der praktische Mehrwert ist spürbar: Schulungsinhalte lassen sich direkt anwenden und die Copilot-Implementierung führt zu einem klaren Quick Win für die gesamte Behörde.
Was die Microsoft-Copilot-Implementierung bewirkt hat:
Mehr Sicherheit und Wissen im Umgang mit Microsoft Copilot
Die Kombination aus Schulungen und einer begleitenden Wissenskampagne stärkte den sicheren Umgang mit Microsoft Copilot. Praxisnahe Materialien wie Screenshots, Videos und Klickpfade erleichterten den Transfer und unterstützten die Copilot-Implementierung im Arbeitsalltag.
Gemeinsamer Wissensaufbau durch KI-Stammtische
Regelmäßige „KI-Stammtische“ förderten den Austausch über Erfahrungen, Fragen und Best Practices. Diese Form des Copilot-Consulting im kleinen Kreis führte zu einem kontinuierlichen Wissensaufbau und stärkte das Vertrauen in den Einsatz von KI.
Aufbau lebendiger Communities of Practice
Wissensseiten im Intranet und persönliche Treffen unterstützten den Aufbau aktiver Communities of Practice. Diese entwickelten sich zu einem zentralen Baustein der Copilot-Strategieberatung und stärkten die tägliche Nutzung im öffentlichen Dienst.
Stärker befähigte Power User
Power User wurden gezielt aufgebaut und konnten erweiterte Funktionen nutzen – bis hin zum Erstellen erster KI-Agenten. Damit konnte die Behörde eigene KI Use Cases weiterentwickeln und Microsoft Copilot eigenständig ausbauen.
Verankerung durch Vision und Leitlinien
Alle Maßnahmen basierten auf der zu Projektbeginn entwickelten KI-Vision und den KI-Leitlinien. Sie gaben Orientierung und stellten sicher, dass die Copilot-Einführung nachhaltig im organisatorischen Rahmen verankert wurde.
Die Einführung von Microsoft Copilot war nicht nur eine technische, sondern vor allem eine kulturelle Herausforderung. Durch die Kombination aus Change Management, Technologieberatung und gezielter Schulung hat 4-advice die Grundlagen für eine nachhaltige KI-Nutzung gelegt.
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FAQ: häufige Fragen zur Einführung von Microsoft Copilot im öffentlichen Dienst
Mitarbeitende benötigen zuerst Orientierung. Sie müssen wissen, wofür Copilot gedacht ist und wie das Tool ihre Arbeit unterstützt. Dafür hilft eine klare KI-Vision. Sie zeigt den Zweck und die Richtung.
Dann braucht es Regeln, die Sicherheit geben. Dazu gehören Leitlinien für den Umgang mit Daten und für die Nutzung von KI-Funktionen. Viele Mitarbeitende trauen sich mehr zu, wenn sie wissen, worauf sie achten sollen.
Der dritte Baustein ist die Befähigung. Schulungen, eLearnings und kurze Übungen helfen, Copilot sicher anzuwenden. Power User können dabei unterstützen. Sie kennen die Abläufe und können Fragen schnell beantworten.
Wenn Orientierung, Regeln und Befähigung zusammenkommen, können Mitarbeitende Copilot sinnvoll und selbstständig einsetzen.
Organisationen können damit rechnen, dass Copilot den Arbeitsalltag erleichtert. Aufgaben lassen sich schneller erledigen und Mitarbeitende arbeiten sicherer mit digitalen Werkzeugen. Viele verstehen nach kurzer Zeit, wo Copilot wirklich hilft.
Es entsteht mehr Wissen im Team. Mitarbeitende tauschen sich aus und lernen voneinander. KI-Stammtische und kleine Lernformate unterstützen diesen Prozess. Dadurch wird Copilot zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeit.
Ein weiterer Effekt ist die Entwicklung eigener Lösungen. Power User setzen erste KI-Agenten auf und vereinfachen Abläufe. So entsteht Schritt für Schritt eine Grundlage, mit der die Organisation Copilot dauerhaft nutzen und weiterentwickeln kann.
Die Einführung im öffentlichen Dienst braucht Klarheit und Sicherheit. Mitarbeitende müssen genau wissen, wie sie mit sensiblen Daten umgehen. Deshalb spielen Leitlinien eine größere Rolle als in vielen Unternehmen.
Wenn dieser Rahmen steht, verläuft die Einführung gut. Der Use Case zeigt, dass Teams im öffentlichen Dienst Copilot genauso schnell annehmen können wie Teams in der Privatwirtschaft. Manchmal geschieht das sogar strukturierter, weil Vorgaben und Abläufe klar geregelt sind.
Der Unterschied liegt also nicht im Tempo. Es geht um Orientierung, Regeln und eine gute Einführung. Mit diesen Voraussetzungen funktioniert Copilot im öffentlichen Dienst sehr zuverlässig.
