befähigung von mitarbeitenden und change management zur Microsoft Copilot einführung
Thema: KI-Einführung, Change Management, Copilot, Microsoft
Kontext & Relevanz
KI-Technologien wie der Microsoft Copilot versprechen große Effizienzgewinne im digitalen Arbeitsalltag. Doch ohne klare Strategie, Schulung und Change Management bleiben diese Potenziale oft ungenutzt. Diese Fallstudie zeigt, wie 4-advice durch gezielte Maßnahmen eine nachhaltige, produktiv nutzbare KI-Integration ermöglicht hat.
Ausgangssituation/Problemstellung
Eine Anstalt des öffentlichen Rechts mit etwas mehr als 100 Mitarbeitenden wollte den Microsoft Copiloten als Tool zur künstlichen Intelligenz einführen.
- Sie nutzte Microsoft 365 inkl. Microsoft Office als zentrale Arbeitsplattform
- Die Anwender waren nicht befähigt, mit dem Copiloten zu arbeiten
- Eine Pilotgruppe hatte Lizenzen erhalten, doch diese wurden nicht strukturiert und zielgerichtet und somit produktivitätssteigernd genutzt
- Es waren keine KI-Vision oder KI-Use Cases vorhanden
Zielsetzung war, die Nutzer in die Copilot-Anwendung zu bringen, um den Nutzen des KI-Tools zu heben. Auftrag war, einen praktischen, sofort spürbaren Nutzen des Copiloten im täglichen Arbeitsumfeld zu erzeugen
Potenzielle Konsequenzen
Ohne den Einsatz des Copiloten oder eines vergleichbaren Tools wären digital automatisierbare Arbeitsabläufe manuell geblieben.
Dadurch steigen im Vergleich zum privaten Wettbewerber, der dies tut, die Prozesskosten. Die Angebote der Anstalt des öffentlichen Rechts werden somit vergleichsweise deutlich teurer und weniger attraktiv. Außerdem sinkt die Arbeitgeberattraktivität und es wird schwieriger neue Mitarbeitende zu rekrutieren. Beim unstrukturierten, nicht zielgerichteten Einsatz von KI-Tools drohen zudem Bußgelder für DSGVO-Verstöße und Verstöße gegen den EU AI Act durch Fehlverhalten von nicht geschulten Mitarbeitenden. Außerdem kann die Produkt- und Servicequalität für die Beitragszahler leiden, was wiederum zur Infragestellung der Rechtfertigung der Beiträge führen kann und sog. Shitstorms und Reputationsschäden bewirken kann.
Unser Lösungsansatz
Kombination aus Technologie- und Change-Kompetenz: 4-advice setzte auf einen ganzheitlichen Beratungsansatz.
- Zielbild-Definition: Entwicklung einer klaren KI-Vision mit Zeithorizont von 18 Monaten
- Ethik & Sicherheit: Erstellung von KI-Leitlinien als Handlungsrahmen
- Segmentierte Schulungen: Für Führungskräfte, Power User und normale Anwender
- Use Case-Fokus: Reale Anwendungsfälle wurden bereits vor der Schulung definiert und bereits im Training wurde mit deren Umsetzung begonnen
- Wissenskampagne: Change-Kommunikation als integraler Bestandteil
Durch diese gezielte Vorgehensweise wurde ein schneller, praxisnaher Nutzen geschaffen. Schulungsinhalte konnten sofort im Alltag angewendet werden – ein echter „Quick Win“ für alle Beteiligten.
Ergebnisse & Kundennutzen
In Kombination mit den Schulungen wurde eine Wissenskampagne konzeptioniert, die über reine Schulungen hinaus ging.
Sogenannte „KI-Stammtische“, also physische Treffen, sorgten dafür, dass Anwender im kleineren Kreis miteinander über KI und ihre Anwendung Wissen austauschen und gemeinsam aufbauen konnten.
Diese steigerte zudem die Nutzungsintensität von eLearnings zu den Benutzeroberflächen des Microsoft Copiloten signifikant. Durch Screenshots, Erklär-Texte und -Videos sowie Aufzeichnungen von Klickpfaden für die Nutzung des Microsoft Copiloten wurde eine professionellere, kompetentere und somit zeitsparende Nutzung des Copiloten erreicht. Die Publikation von Wissen auf SharePoint-Seiten im Intranet im Zusammenspiel mit persönlichen Veranstaltungen im Sinne eines Austauschs unter KI-Anwendern wurden Communities of Practice geschaffen und die Motivation zur aktiven, täglichen Nutzung des Copiloten gesteigert. Die Ausbildung von Power Usern befähigte die Organisation zur selbstständigen Nutzung von erweiterten Funktionalitäten wie dem Bau von KI-Agenten für eigene Arbeitsabläufe.
Und all das wurde eingebettet in die zu Beginn des Projekts definierten KI-Leitlinien sowie in eine KI-Vision, die das Zielbild und die großen Schritte zur Erreichung des Zielbilds in den kommenden 18 Monaten aufzeigte.
Fazit
Die Einführung von Microsoft Copilot war nicht nur eine technische, sondern vor allem eine kulturelle Herausforderung. Durch die Kombination aus Change Management, Technologieberatung und gezielter Schulung hat 4-advice die Grundlagen für eine nachhaltige KI-Nutzung gelegt.
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