Titelbild einer 4-advice Case Study zum Thema Datenmigration in die Cloud: links ein weißes Booklet mit dem Titel „Case Studies“ und einer Cloud-Illustration mit verbundenen Servern, rechts der Text „Datenmigration in die Cloud für sichere und automatisierte KI-Nutzung“ auf blauem Hintergrund, darunter die Branche „Anstalt des öffentlichen Rechts“

Datenmigration in die cloud für sichere und automatisierte KI-Nutzung

Warum die migration strukturierter daten in die Cloud die Grundlage für sichere KI-Nutzung ist

Organisationen führen KI-Tools wie Microsoft Copilot ein, um ihre Effizienz und Produktivität zu steigern. Doch ohne eine strukturierte Datenbasis entfaltet KI ihr Potenzial nicht. Unstrukturierte Ablagen, fehlende Klassifizierung und lokale Daten bremsen eine sichere und effiziente Nutzung aus.

Dieser KI-Use Case zeigt, wie eine Organisation durch eine gezielte Datenmigration in die Cloud, eine klare Datenstruktur und die Einführung einer Informationsklassifizierung die Grundlage für eine DSGVO-konforme und leistungsfähige KI-Nutzung geschaffen hat.

Das Ergebnis: deutlich effizientere Prozesse, höhere Informationssicherheit und die erfolgreiche Nutzung von KI im Arbeitsalltag.

Datenmigration KI

Dezentrale Datenstrukturen erschwerten die Nutzung von KI und Cloud-Datenmigration | Die Ausgangssituation

Die Organisation arbeitete bereits mit Microsoft 365, speicherte ihre Daten jedoch weiterhin dezentral auf Fileservern und in Einzellösungen. Eine durchgängige Datenstruktur an Orten, auf die die KI zugreifen konnte, fehlte gänzlich. Der Zugriff auf Informationen war aufwändig und KI-Tools wie Microsoft Copilot konnten deshalb nur eingeschränkt Nutzen entfalten. Schon vor der eigentlichen Microsoft Copilot-Einführung und Anwendung wurde klar: Erst strukturierte Daten in der Cloud ermöglichen eine wirklich effektive KI-Nutzung.

Im Arbeitsalltag wurde die Problematik besonders deutlich: Ordner wie „Ordner von Herr Mustermann“ oder Dateibenennungen wie „1009205Marketing-Konzept_Mustermann_Version5“ waren keine Ausnahme, sondern eher die Regel. Einheitliche Vorgaben zur Dateiablage waren nicht existent oder wurden nicht gelebt, wodurch die Datenverarbeitung zunehmend intransparent und schwer nutzbar wurde. Gleichzeitig fehlten oftmals klare Vorgaben für die Datenablage sowie ein einheitliches Datenmanagement innerhalb der Organisation.

Risiken ohne strukturierte Daten in der cloud

Natürlich muß KI nicht in Kombination mit Daten in der Cloud genutzt werden, sondern kann auch lokal implementiert werden. Für kleine Mittelständler ist der Aufwand jedoch häufig deutlich geringer mit Standardlösungen in der Cloud zu arbeiten. Somit wären bei diesem Kunden ohne die Datenmigration in die Cloud und klare Regeln zur Data Governance keine großen Produktivitätsgewinne entstanden. Sind Daten zudem wenig strukturiert und nicht nach Schutzbedarf klassifiziert, so entstehen zudem Sicherheits- und Compliance-Risiken, da dann der BSI-Grundschutz, der vom BSI allen Unternehmen ans Herz gelegt wird, nicht greift. Unstrukturierte Daten und fehlende Klassifizierung hätten Effizienz und sichere KI-Nutzung spürbar eingeschränkt. Die möglichen Konsequenzen im Überblick:

Produktivitätsverluste

Hoher Suchaufwand, doppelte Ablagen und ineffiziente Prozesse

Erhöhter Schulungsaufwand

Längere Einarbeitungszeiten durch unklare Datenstrukturen

Compliance- und Sicherheitsrisiken

Erhöhtes Risiko für Verstöße gegen DSGVO, EU AI Act und interne Vorgaben

Eingeschränkte KI-Nutzbarkeit

keine sichere und skalierbare KI-Nutzung möglich

Wettbewerbsnachteile

Geringere Effizienz im Vergleich zu digital besser aufgestellten Organisationen

Wenn deine Daten ein Chaos sind, rettet dich auch die beste KI nicht.

„Garbage in – Garbage out“: Die Qualität der Daten bestimmt die Qualität der Ergebnisse der Datenverarbeitung der KI…

Ziel

Das Ziel der Daten-strukturierung und cloud-migration

Aufbau einer strukturierten und sicheren Datenbasis in der Cloud zur Steigerung von Effizienz und zur DSGVO-konformen KI-Nutzung durch die sichere Datenverarbeitung durch Standard KI-Tools.

Zentrale Herausforderungen bei Daten und sicherer KI-Nutzung:

  • Keine strukturierte Datenmigration in die Cloud: Daten lagen verteilt auf unterschiedlichen Systemen vor und waren für KI-Anwendungen wie Microsoft Copilot nur sehr eingeschränkt nutzbar und mit hohen Aufwänden verbunden
  • Fehlende Datenklassifizierung und Governance: Es existierten keine klaren Regeln zur Ablage, Benennung oder Schutzbedarfseinstufung von Informationen – nur Daten, deren Wert ich kenne, kann ich adäquat schützen
  • Hoher Such- und Abstimmungsaufwand: Mitarbeitende benötigten viel Zeit, um relevante Informationen zu finden oder den aktuellen Stand von Dokumenten zu klären
  • Gewachsene und intransparente Datenstrukturen: Über Jahre entstandene Ordnerstrukturen und uneinheitliche Dateibenennungen erschwerten die Orientierung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender und von Job-Wechslern
  • Eingeschränkte sichere KI-Nutzung: Aufgrund fehlender Struktur, Klassifizierung und Cloud-Verfügbarkeit war eine effiziente und DSGVO-konforme Nutzung von KI-Tools kaum möglich

Strukturierte Datenmigration als Grundlage für sichere KI-Nutzung | unsere Lösung

Grafik zur Informationsklassifizierung: links verschiedene Symbole mit einem Informations-Icon in unterschiedlichen Farben und Formen, rechts vier farbige Eimer in Grün, Rot, Blau und Gelb, verbunden durch einen grauen Pfeil – visualisiert die Kategorisierung von Informationen in definierte Klassen
Von unstrukturierter Information zur geordneten Klassifizierung

Auf Basis langjähriger Erfahrung in Informationssicherheit, Informationsklassifizierung und Change Management entwickelte 4-advice eine ganzheitliche Lösung, inklusive Schulung der Mitarbeitenden für eine strukturierte und sichere Datenablage als Grundlage für die sichere Datenverarbeitung mit Microsoft Copilot.

Dabei griff die 4-advice auf Best Practices aus Informationsklassifizierungsprojekten zurück. Dieses Konzept wurde dann im gemeinsamen Projektteam mit Mitarbeitenden des Kunden in die Tat umgesetzt.

Maßnahmen und Vorgehen bei der Cloud-Datenmigration

  • Konzeption einer neuen, cloudbasierten Ordnerstruktur in SharePoint
  • Schulung der Mitarbeitenden zur Informationsklassifizierung
  • Entwicklung von Informations-Clustern und Schutzbedarfsklassen auf Basis von Best Practices
  • Technische Umsetzung der Klassifizierung über Microsoft Purview
  • Einrichtung einer Sandbox zur praktischen Erprobung
  • (Teil-)automatisierte Migration der relevanten, aber zuvor aufgeräumten, Daten
  • Visuelle Unterstützung zur leichteren Anwendung der Klassifizierung in der Cloud

Das Projektteam entwickelte gemeinsam mit den Fachabteilungen eine neue, klare Zielstruktur für die Datenablage. Im Rahmen der Datenmigration in die Cloud wurden relevante Daten gezielt migriert und in eine intuitive, nach Schutzbedarf aufgebaute Ablagelogik überführt. Zur besseren Orientierung wurden visuelle Hilfen wie Farblogiken eingeführt. So konnten Mitarbeitende Informationen schneller einordnen und korrekt ablegen.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die Befähigung der Mitarbeitenden: 4-advice entwickelte praxisnahe Schulungsunterlagen zum BSI-Grundschutzthema der Informationsklassifizierung. Die erste Schulung fand gemeinsam mit dem Kunden statt, anschließend wurden sie eigenständig intern weitergeführt – denn uns ist die Befähigung der Kunden zum eigenständigen Betrieb der von 4-advice entwickelten Lösungen sehr wichtig.

So wurde sichergestellt, dass die neue Datenstruktur langfristig im Arbeitsalltag verankert ist und die Cloud-Datenmigration ihre volle Wirkung entfalten kann.

Ergebnis

Das Ergebnis für die Organisation durch die Datenstrukturierung & migration

Die Daten sind heute strukturiert, zentral verfügbar und nach Schutzbedarf klassifiziert. Das ermöglicht eine effiziente und DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit Microsoft Copilot im Arbeitsalltag.

Was die Cloud-Datenmigration bewirkt hat:

Die strukturierte Datenmigration in die Cloud und die Einführung klarer Regeln für Datenablage und -klassifizierung führten zu spürbaren Verbesserungen in Effizienz, Sicherheit und KI-Nutzbarkeit. Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:

Deutlich höhere Effizienz

Zentrale Datenablage in der Cloud reduziert Suchaufwand und beschleunigt Arbeitsprozesse

Klare Datenstruktur und Governance

Einheitliche Regeln für Ablage, Benennung und Versionierung sorgen für Transparenz und Konsistenz

Erhöhte Informationssicherheit

Umsetzung von BSI-Grundschutz-konformer Datenklassifizierung nach Schutzbedarf

Sichere und DSGVO-konforme KI-Nutzung

Strukturierte und klassifizierte Daten ermöglichen den produktiven Einsatz von KI-Tools wie Microsoft Copilot

Mehr Bewusstsein für den sicheren Umgang mit Daten und ki

Mitarbeitende verstehen Schutzbedarf und Vertraulichkeit besser und handeln entsprechend

Reduzierte Sicherheitsrisiken

Geringere Anfälligkeit für Fehler und Cyberangriffe durch klare Strukturen und höhere Sensibilität

Bessere Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit

Moderne Datenbasis als Grundlage für weitere Digitalisierungs- und KI-Initiativen

Ergebnis

Fazit

Die erfolgreiche Migration und Informationsklassifizierung ermöglichte nicht nur den sicheren Einsatz von KI-Tools, sondern auch eine nachhaltige Optimierung der Datenstruktur. Die Fallstudie zeigt exemplarisch, wie Organisationen durch gezielte Digitalisierung ihre KI-Effizienz und Sicherheit deutlich steigern können.

Du willst deine Organisation ebenfalls fit für die KI-Zukunft machen?
Dann sprich mit uns – wir unterstützen dich mit bewährten Methoden, viel Erfahrung und einem klaren Plan für deine Datenstrategie.

FAQ: häufige Fragen zur Datenmigration in die Cloud

Wie läuft eine Datenmigration in die Cloud typischerweise ab?

Eine strukturierte Datenmigration in die Cloud erfolgt in mehreren Schritten: Zunächst werden bestehende Daten analysiert und bereinigt. Anschließend wird eine klare Zielstruktur definiert und eine Datenklassifizierung eingeführt. Darauf aufbauend erfolgt die technische Migration, z. B. nach Microsoft SharePoint, sowie die Schulung der Mitarbeitenden, um die neue Struktur im Alltag zu nutzen.

Warum ist eine strukturierte Datenbasis wichtig für KI-Tools wie Microsoft Copilot?
KI-Tools wie Microsoft Copilot greifen auf bestehende Unternehmensdaten zu. Sind diese unstrukturiert, unklassifiziert oder nicht in der Cloud verfügbar, liefert die KI schlechtere Ergebnisse oder kann nicht sicher eingesetzt werden. Eine strukturierte und klassifizierte Datenbasis ist daher die Voraussetzung für eine effiziente und DSGVO-konforme KI-Nutzung.
Welche Voraussetzungen braucht eine Organisation für eine erfolgreiche Cloud-Datenmigration?

Wichtige Voraussetzungen sind eine klare Zielstruktur, definierte Regeln für die Datenablage und eine Bewertung des Schutzbedarfs von Informationen. Zusätzlich ist es entscheidend, Mitarbeitende frühzeitig einzubinden und zu schulen, damit die neue Struktur nachhaltig genutzt wird.

Was bringt eine strukturierte Cloud-Datenmigration?

Eine strukturierte Cloud-Datenmigration reduziert Suchaufwände, verbessert die Informationssicherheit und schafft die Grundlage für eine sichere KI-Nutzung. Organisationen profitieren von effizienteren Prozessen, klaren Datenstrukturen und einer besseren Skalierbarkeit ihrer digitalen Lösungen.

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Im Design Sprint haben unsere Studenten im Master Digital Management Lösungen zur Vermarktung des digitalen Service-Tools „Meine-Wartung“ von Niemann-Laes, Großhändler für industriebedarf, entwickelt. Innerhalb von nur 4 Tagen haben sie unter der wie immer sympathischen und fachkundigen Führung unserer Dozenten der 4-advice Digital Change & Innovation einen von Experten getesteten Prototypen entwickelt. Es ist immer wieder großartig zu sehen, wieviel wir gemeinsam in kürzester Zeit erreichen können – als Win-Win-Win Situation für Hochschule, Studenten und Partner aus der Industrie. Weiter so und danke an unsere Studenten, die Industriepartner Maximilian Krause & Philipp Mitzscherlich und die Dozenten Marcus Jansen und Simon Schoop, die jedes Semester immer wieder innocative und wirksame Formate an der Hochschule Fresenius erfolgreich umsetzen!

Simon has been teaching as a lecturer with a high level of professional expertise and great personal commitment for many years in the international master´s program in Digital Management at the private Fresenius University of Applied Sciences in the Mediapark Cologne. The innovative teaching methods introduced by Simon and 4-advice, applying methodologies like the Google Design Sprint, add great practical value for our students. I have experienced 4-advice´s methodological competence within their lectures „Digital Innovation“ and „Digital Transformation“. The Design Sprint is a great tool to reduce Time-to-Market to a bare minimum. That´s why it´s a very valuable method to develop new products, processes, organization and business models. Actually it can be used to tackle most types of challenges.”

Ich habe Simon und sein Team von 4-advice als ausgewiesenen Experten für Veränderungsmanagement und Innovation kennengelernt. Dabei geht er, zum Beispiel durch seinen Ansatz des „Spielerischen Veränderns“ im Sinne eines besseren Ergebnisses, selbst immer wieder kreative und neue Wege. Ein Highlight sind hierbei sicher die „Business Escape Rooms“, die ich selbst als sehr positiv erlebt habe. Als Spezialist für Projektmanagement begleiten Simon und sein Team zudem mit langjähriger Erfahrung und viel Fingerspitzengefühl Unternehmen bei Organisationsentwicklungsteams. Simon ist absolut integer, stets hochmotiviert und 100%ig zuverlässig. Er steht zu seinem Wort! Mit ein Grund, warum ich so gerne mit ihm zusammenarbeite – und ihn empfehle.

Die Kombination aus Theorie – und Praxisanteil. Man konnte das gelernte aus der Schulung direkt in den Arbeitsalltag einfließen lassen bzw. direkt eine Brücke in den Beruf schlagen. Inhalte sind im Arbeitsalltag anwendbar. Ich werde die Methoden aber auch die gelernten Denkweisen in meinen Arbeitsalltag integrieren und entsprechend handeln um erfolgreiche meine Changes umzusetzen. Change , Change Management wird noch mehr Beachtung in den nächsten Jahren erhalten und jetzt bereits schon die entsprechenden Methodiken zu kennengelernt zu haben wird mich persönlich dabei unterstützen meine Aufgaben/Changes bestmöglich abzuwickeln. Die Schulung passt definitiv in die Berufswelt rein und ist keine reine stumpfe Theorie.

Der strukturierte Wissenszuwachs führte zu Aha-Effekten und häufig zu Frage, warum man darauf nicht selbst gekommen ist. Auf jeden Fall bereichert der DCM-Kurs den Projektalltag und wird zu besseren Changeinitiativen führen.
Dank der offenen und sympathischen Dozenten wurden viele praktische Punkte ehrlich angesprochen und es entstand eine gute Stimmung im Kurs. Das Gelernte wird nicht erst in Zukunft umgesetzt. Es ist bereits jetzt in den Gesprächen und neuen Projekten zu spüren. Für die Zukunft werde ich einen standardisierten grundhaften „Unterbau“ ausarbeiten, der an die Projekte individuell angepasst und/oder erweitert wird.
Außerdem werden unsere grundlegendsten Probleme (Kommunikation, stabile Rollenverteilung, Belohnung) anzugehen sein.
Zu guter Letzt werde ich von agilem Arbeiten wohl noch eine Weile träumen … toller Austausch, umfassende Betrachtung des Changes, viele praktische Tipps , Blick über den Tellerrand, Neubewertung der eigenen Aktivitäten in der Vergangenheit – meist haben wir vieles schon richtig gemacht, es aber nie wahrgenommen

Die Mischung aus Change Methoden und deren praktischer Anwendung. Die Unterlagen, Skripte, Excelvorlagen und Workbooks sind absolut Praxistauglich für die eigene tägliche Arbeit bei Change Projekten. Die Modul-Aufteilung von dem allgemeinen Verständnis der Digitalisierung zum Umgang mit dem Change ist verständlich strukturiert. Das ausgeprägte Kompetenzfeld der Trainer im Change Management hinweg über verschiedene Branchen und Organisationen. Das Anwenden der Methoden für erfolgreichen Change in der Digitalisierung, die ich gelernt habe werden mir sehr weiterhelfen zur Akzeptanzerreichung bei den Stakeholdern.
Im Mix aus eLearning, Methodenvermittlung, Case Studies und Live Coachings habe ich sehr wertvolle Kenntnisse zu Digital Change Management aufgebaut, dieses Wissen werde ich auch an andere Projektverantwortliche, insbesondere auch an Jung-Ingenieure weitergeben.
Veränderung nimmt in Intensität und Geschwindigkeit weiter stark zu – da sind die von 4-advice vermittelten Digitalisierungs-Kompetenzen Gold wert. Die Digitalisierung als Rationalisierungsfaktor wird in den kommenden Jahren rasant Fahrt aufnehmen. Insbesondere im Mittelständischen Maschinenbau, meinem Kerngebiet, gibt es in der Prozessdigitalisierung in vielen Unternehmen noch erheblichen Bedarf. Eine Basis für einen erfolgreichen Change und die Sicherung des Unternehmens in der Zukunft ist die Ausbildung eigener Mitarbeiter zu Digital Change Managern.

Die Inhalte waren sehr umfassend und fundiert, die Aufbereitung der Inhalte war sehr gut strukturiert und ansprechend. Die Referenten (Markus, Simon) haben die Inhalte sehr interessant rübergebracht und durch praktische Beispiele ergänzt. Mit Fragen der TN wurde sehr gut umgegangen. Die Gruppenzusammensetzung war auf Grund der verschiedenen Backgrounds, die Gruppenarbeiten waren bereichernd. Ich bin ständig in Changeprojekte eingebunden, daher kann ich das Gelernte sehr gut anwenden, nun mit wesentlich fundierterem Background und mehr Tools. Grund für die Weiterempfehlung: Siehe oben! Allerdings muss auch der Nachteil einer Remote-WB bewusst sein – der informelle Austausch zur praktischen Erfahrung bleibt etwas auf der Strecke. Aber alles in allem, eine tolle Weiterbildung!

Der Lehrgang war mit zwei äußerst gut vorbereiteten Trainer bestückt, die die Teilnehmer nicht nur kompetent und launig durch das Training geroutet haben, sondern auch verstanden haben, trotz der virtuellen Trainingssessions eine „harmonische Lerngruppe“ zu bilden. Neben einer ungeheuer vielfältigen Wissensvermittlung kamen Erfahrungsaustausch und Spaß nie zu kurz!
Nahezu alle Lerninhalte konnte ich schon während der Trainingsphase einsetzen, sei es in Kundenprojekten, in Angeboten oder in der täglichen Arbeit mit Kolleg:innen.
Sogar im privaten Bereich waren einige der vermittelten Inhalte von großem Nutzen. Erstens, die vermittelte „Philosophie“, was hinter „Change“ alles steckt und warum es sich lohnt, sich intensiv mit direkten und indirekten Einflüssen und Folgen auseinanderzusetzen. Zweitens, weil das Training eher generalistisch angelegt ist und damit ein breites fachliches und persönliches Einsatzspektrum garantiert. Drittens, weil die Kombination aus „Erstens“ und „Zweitens“ ein Maximum an Mehrwert generiert