Die 10 größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Office 365

Die 10 größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Office 365

Die 10 größten Herausforderungen und Fehler bei der Einführung von Microsoft Office365!

Die Einführung einer neuen Softwarelösung in einem Unternehmen ist ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Vorbereitung erfordert. Denn es geht hier nicht nur um “die Einführung einer Software”, sondern meist auch um die Veränderung von Arbeitsabläufen und die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden. Die Implementierung von Microsoft 365 als Beispiel für eine solche Software kann zahlreiche Vorteile bieten, aber auch auf verschiedene Herausforderungen stoßen.

Als 23fach ausgezeichnete Experten, Trainer und Berater für digitales Change- und Innovationsmanagement haben wir in zahlreichen Projekten unsere Erfahrungen mit der Einführung von Microsoft Office 365 gesammelt. Auf Basis unserer Erfahrungg teilen wir in diesem Artikel  die Vorteile der Implementierung von Microsoft Office 365 mit dir und beleuchtenzehn häufig auftretende Probleme bei der Implementierung.  

Die Vorteile der Implementierung von Microsoft Office 365.

Die Einführung von Microsoft 365 bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Laut einer Microsoft 365 inklusive Microsoft Office (M 365) nutzen, eine um 12,5% höhere Mitarbeiterproduktivität und dadurch eine jährliche Rendite von 154 Prozent im Vergleich zu Unternehmen, die auf herkömmliche IT-Systeme setzen.

Durch die Integration von Tools wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und SharePoint in einer umfassenden Suite ermöglicht M365 eine nahtlose Zusammenarbeit auch im hybriden Arbeitsumfeld und erhöht die Effizienz der Mitarbeiter. Unternehmen, die auf kollaborative Software wie M365 setzen können die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden um bis zu 30% steigern. Gründe hierfür sind: Zusammenarbeit in Echtzeit, Zugriff von überall, Automatisierung von Aufgaben sowie verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit. 

Die Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365 können in verschiedene Kategorien gruppiert werden: Technische Probleme, Mitarbeiterbezogene Probleme, Schulungsbezogene Probleme, Organisatorische Probleme.   

Betrachten wir jede dieser Problemgruppen im Detail.

Was ist zu erwarten, wenn ein Unternehmen Fragen der technischen Umsetzung ignoriert?

  • Schwierigkeiten bei der Datenmigration und -integration: Wenn Schwierigkeiten bei der Datenmigration und -integration nicht erfolgreich angegangen werden, kann dies zu erheblichen Problemen führen. Datenverlust, inkonsistente Daten und Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs sind mögliche Konsequenzen. Ein Beispiel für ein Unternehmen, das mit ähnlichen Problemen konfrontiert war, ist Target. Bei der Implementierung eines neuen IT-Systems gab es Schwierigkeiten bei der Datenmigration, was zu Problemen bei der Bestandsverwaltung und den Lagerbeständen führte. 
  • Inkompatibilität mit bestehenden IT-Systemen und Anwendungen: Wenn die Inkompatibilität mit bestehenden IT-Systemen und -Anwendungen nicht erfolgreich angegangen wird, kann dies zu einer Beeinträchtigung der Systemintegration und einer begrenzten Funktionalität führen. Dies kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen und einer geringen Akzeptanz der neuen Software führen.  
  • Probleme mit Sicherheit und Datenschutz: Wenn Probleme mit Sicherheit und Datenschutz nicht erfolgreich angegangen werden, kann dies zu erheblichen Risiken für das Unternehmen führen. Datenverlust, Verletzungen der Privatsphäre und Vertrauensverlust seitens der Kunden sind mögliche Folgen. Ein Beispiel für ein Unternehmen, das mit ähnlichen Problemen konfrontiert war, ist Equifax. Das Unternehmen erlebte einen großen Sicherheitsverstoß, bei dem sensible Kundendaten gestohlen wurden, was zu erheblichen Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden führte. 

Der Block der mitarbeiterbezogenen Probleme bei der Einführung von Microsoft 365 umfasst im Kern drei Herausforderungen:

  • Mangelnde Akzeptanz und Beteiligung der Mitarbeiter: Wenn die Mitarbeiter die Einführung von Microsoft 365 nicht akzeptieren und sich nicht aktiv beteiligen, kann dies die Effektivität und den Erfolg des Projekts beeinträchtigen. Mitarbeiter haben dann oft Schwierigkeiten, die Vorteile und den Mehrwert der neuen Software zu erkennen und ihre Arbeitsweisen entsprechend anzupassen. Dies kann zu einem geringen Engagement, einer begrenzten Nutzung der Funktionen und einer eingeschränkten Nutzungsintensität von Microsoft 365 führen. Dies führt dann auch dazu, dass die zuvor erwähnten Effizienzvorteile nicht eintreten können. 
Die 10 größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Office 365
  • Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen. Unabhängig wie groß die Vorteile der neuen Software sein mögen, Widerstand wird in jedem Projekt auftreten. Denn Veränderung bedeutet für Einige immer mindestens das Verlassen der Komfortzone. Oftmals sind es nicht die rationalen Faktoren, die Menschen zu einer Antihaltung bewegen, sondern emotionale, oder persönliche Gründe. Wenn der Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen nicht erfolgreich angegangen wird, kann dies zu einer Reihe von Problemen führen. Mitarbeiter könnten die Einführung von Microsoft 365 ablehnen, an alten Arbeitsweisen festhalten und sich weigern, die neue Software zu nutzen. Dies kann zu geringerer Produktivität, ineffizienteren Arbeitsabläufen und einer begrenzten Akzeptanz der neuen Technologie führen. Ein Beispiel für ein Unternehmen, das mit ähnlichen Problemen konfrontiert war, ist Kodak. Als das Unternehmen den Übergang von der Filmfotografie zur Digitalfotografie nicht rechtzeitig bewältigte, gab es Widerstand der Mitarbeiter gegen den Einsatz digitaler Technologien, was zu einem erheblichen Verlust an Marktanteilen führte.
Die 10 größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Office 365
  • Widerstände und Herausforderungen auf der Führungsebene: Wenn Widerstände und Herausforderungen auf der Führungsebene nicht effektiv angegangen werden, kann dies die gesamte Implementierung von Microsoft 365 gefährden. Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Förderung des Wandels und der Unterstützung der Mitarbeiter. Wenn Führungskräfte den Nutzen und die Bedeutung von Microsoft 365 nicht klar kommunizieren, keine klaren Ziele setzen oder nicht als Vorbilder auftreten, kann dies zu einem Mangel an Unterstützungsleistungen und geringerer Motivation bei den Mitarbeitern führen.  

Was passiert, wenn das Unternehmen die Mitarbeiter nicht gut genug schult?

Unzureichende Kommunikation der Vorteile von Microsoft 365: Wenn die Vorteile von Microsoft 365 nicht effektiv kommuniziert werden, können Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, den Mehrwert und die Bedeutung der neuen Software zu erkennen. Dies kann zu einer begrenzten Akzeptanz und Beteiligung führen, da Mitarbeiter möglicherweise nicht motiviert sind, ihre Arbeitsweisen anzupassen. Ein Beispiel für ein Unternehmen, das mit ähnlichen Problemen konfrontiert war, ist Yahoo. Bei der Einführung einer neuen internen Kommunikationsplattform wurden die Vorteile der Software nicht klar kommuniziert, was zu geringer Nutzung und einer begrenzten Verbreitung führte. Wenn die Mitarbeiter weiterhin die “Trampelpfade” der Vergangenheit gehen statt die neue Softwarelösung einzusetzen, dann funktioniert kein Business Case der Welt für den Software-Rollout mehr so wie geplant. 

Die 10 größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Office 365
  • Unzureichende Schulungs- und Lernressourcen: Wenn Schulungs- und Lernressourcen nicht in angemessenem Umfang und Format erfolgreich zur Verfügung gestellt werden, können Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, die Funktionalitäten und Möglichkeiten von Microsoft 365 vollständig zu verstehen und zu nutzen. Dies kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen, geringerer Produktivität und begrenztem Nutzen der neuen Software führen.

 

  • Falls Mitarbeiter mit altbackenen und zeitaufwändigen Schulungsformaten konfrontiert werden, so sinkt die Bereitschaft und Fähigkeit, die Schulungsinhalte aufzunehmen und umzusetzen. Zudem sind klassische Schulungen in Präsenz um ein Vielfaches teurer wie zeitgerechte Methoden. Deshalb verfolgen wir bei 4-advice auch einen Blended Learnings Ansatz, bei dem wir sowohl auf eLearning Inhalte setzten, mit dem Mitarbeitende sich das Notwendige Wissen in selbstgewählter Geschwindigkeit aneignen können, als auch Live-Lernelemente, indem die Inhalte mit einem Trainer/in vertieft werden und auf Rückfragen der Teilnehmenden eingegangen werden kann. 

Der Block der organisatorischen Probleme bei der Einführung von Microsoft 365 umfasst zwei Herausforderungen:

  • Mangel an Ressourcen und Unterstützung für die Implementierung: Wenn das Unternehmen nicht ausreichend Ressourcen und Unterstützung für die Implementierung von Microsoft 365 bereitstellt, kann dies zu verschiedenen Problemen führen. Es können Verzögerungen bei der Implementierung auftreten, da die erforderlichen finanziellen, technischen und personellen Ressourcen fehlen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise aufgefordert werden, sich in neuer Software zu schulen, aber Führungskräfte erwarten, dass sie dies in ihrer Freizeit tun und dafür keinerlei Zeitfenster vorsehen, so werden viele Mitarbeiter es einfach nicht tun.  
Die 10 größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Office 365
  • Mangelnde Definition und Kommunikation von Zielen und Meilensteinen: Wenn das Unternehmen keine klaren Ziele und Meilensteine für die Implementierung von Microsoft 365 definiert und kommuniziert, kann dies zu Verwirrung und fehlender Ausrichtung führen. Mitarbeiter haben möglicherweise keine klare Vorstellung davon, was erreicht werden soll und welche Schritte erforderlich sind, um diese Ziele zu erreichen. Ein Beispiel für ein Unternehmen, das mit ähnlichen Problemen konfrontiert war, ist MySpace. Das Unternehmen scheiterte daran, klare Ziele für die Weiterentwicklung seiner Plattform zu setzen und diese zu kommunizieren, was dazu führte, dass es von Konkurrenten wie Facebook überholt wurde. 

Fazit

Die Implementierung von Microsoft 365 bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine erhöhte Produktivität und verbesserte Zusammenarbeit, die sich auszahlt. Dennoch sind bei der Einführung auch verschiedene Herausforderungen zu bewältigen. 

Wenn das Unternehmen diese Probleme nicht proaktiv angeht, kann dies zu geringerer Produktivität, begrenzter Akzeptanz und Nutzung der neuen Software, einem Rückstand gegenüber der Konkurrenz, ineffizienten Arbeitsabläufen, einem Verlust an Marktanteilen und möglicherweise sogar zu einem Niedergang des Unternehmens führen. Eine unzureichende Bewältigung des Mitarbeiterwiderstands, der mangelnden Akzeptanz und Beteiligung der Mitarbeiter sowie der Herausforderungen auf der Führungsebene kann zu einem erheblichen Hindernis für den Erfolg der Microsoft 365-Implementierung werden. Zudem können Schwierigkeiten bei der Datenmigration und -integration, Inkompatibilität mit bestehenden IT-Systemen und -Anwendungen, Probleme mit Sicherheit und Datenschutz, unzureichende Schulungs- und Lernressourcen, unzureichende Kommunikation der Vorteile von Microsoft 365, mangelnde Ressourcen und Unterstützung für die Implementierung sowie mangelnde Definition und Kommunikation von Zielen und Meilensteinen zu erheblichen negativen Auswirkungen führen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, diese Herausforderungen anzugehen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die Implementierung erfolgreich ist und die Vorteile von Microsoft 365 vollständig genutzt werden können. 

Durch eine sorgfältige Vorbereitung samt professionellem Change Management, das effektive Kommunikation und gezielte Schulungsmaßnahmen umfasst, können Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen und die Vorteile von Microsoft 365 voll ausschöpfen. Eine umfassende Veränderungsmanagementstrategie, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist, ist entscheidend, um diese Herausforderungen zu meistern und den Erfolg der Implementierung sicherzustellen. Nur so lassen sich große und komplexe Software Rollout-Projekte in vorgegebener Zeit, Qualität und im Kostenrahmen erfolgreich umsetzen.  

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Die 10 größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Office 365

Im Design Sprint haben unsere Studenten im Master Digital Management Lösungen zur Vermarktung des digitalen Service-Tools „Meine-Wartung“ von Niemann-Laes, Großhändler für industriebedarf, entwickelt. Innerhalb von nur 4 Tagen haben sie unter der wie immer sympathischen und fachkundigen Führung unserer Dozenten der 4-advice Digital Change & Innovation einen von Experten getesteten Prototypen entwickelt. Es ist immer wieder großartig zu sehen, wieviel wir gemeinsam in kürzester Zeit erreichen können – als Win-Win-Win Situation für Hochschule, Studenten und Partner aus der Industrie. Weiter so und danke an unsere Studenten, die Industriepartner Maximilian Krause & Philipp Mitzscherlich und die Dozenten Marcus Jansen und Simon Schoop, die jedes Semester immer wieder innocative und wirksame Formate an der Hochschule Fresenius erfolgreich umsetzen!

Simon has been teaching as a lecturer with a high level of professional expertise and great personal commitment for many years in the international master´s program in Digital Management at the private Fresenius University of Applied Sciences in the Mediapark Cologne. The innovative teaching methods introduced by Simon and 4-advice, applying methodologies like the Google Design Sprint, add great practical value for our students. I have experienced 4-advice´s methodological competence within their lectures „Digital Innovation“ and „Digital Transformation“. The Design Sprint is a great tool to reduce Time-to-Market to a bare minimum. That´s why it´s a very valuable method to develop new products, processes, organization and business models. Actually it can be used to tackle most types of challenges.”

Ich habe Simon und sein Team von 4-advice als ausgewiesenen Experten für Veränderungsmanagement und Innovation kennengelernt. Dabei geht er, zum Beispiel durch seinen Ansatz des „Spielerischen Veränderns“ im Sinne eines besseren Ergebnisses, selbst immer wieder kreative und neue Wege. Ein Highlight sind hierbei sicher die „Business Escape Rooms“, die ich selbst als sehr positiv erlebt habe. Als Spezialist für Projektmanagement begleiten Simon und sein Team zudem mit langjähriger Erfahrung und viel Fingerspitzengefühl Unternehmen bei Organisationsentwicklungsteams. Simon ist absolut integer, stets hochmotiviert und 100%ig zuverlässig. Er steht zu seinem Wort! Mit ein Grund, warum ich so gerne mit ihm zusammenarbeite – und ihn empfehle.

Die Kombination aus Theorie – und Praxisanteil. Man konnte das gelernte aus der Schulung direkt in den Arbeitsalltag einfließen lassen bzw. direkt eine Brücke in den Beruf schlagen. Inhalte sind im Arbeitsalltag anwendbar. Ich werde die Methoden aber auch die gelernten Denkweisen in meinen Arbeitsalltag integrieren und entsprechend handeln um erfolgreiche meine Changes umzusetzen. Change , Change Management wird noch mehr Beachtung in den nächsten Jahren erhalten und jetzt bereits schon die entsprechenden Methodiken zu kennengelernt zu haben wird mich persönlich dabei unterstützen meine Aufgaben/Changes bestmöglich abzuwickeln. Die Schulung passt definitiv in die Berufswelt rein und ist keine reine stumpfe Theorie.

Der strukturierte Wissenszuwachs führte zu Aha-Effekten und häufig zu Frage, warum man darauf nicht selbst gekommen ist. Auf jeden Fall bereichert der DCM-Kurs den Projektalltag und wird zu besseren Changeinitiativen führen.
Dank der offenen und sympathischen Dozenten wurden viele praktische Punkte ehrlich angesprochen und es entstand eine gute Stimmung im Kurs. Das Gelernte wird nicht erst in Zukunft umgesetzt. Es ist bereits jetzt in den Gesprächen und neuen Projekten zu spüren. Für die Zukunft werde ich einen standardisierten grundhaften „Unterbau“ ausarbeiten, der an die Projekte individuell angepasst und/oder erweitert wird.
Außerdem werden unsere grundlegendsten Probleme (Kommunikation, stabile Rollenverteilung, Belohnung) anzugehen sein.
Zu guter Letzt werde ich von agilem Arbeiten wohl noch eine Weile träumen … toller Austausch, umfassende Betrachtung des Changes, viele praktische Tipps , Blick über den Tellerrand, Neubewertung der eigenen Aktivitäten in der Vergangenheit – meist haben wir vieles schon richtig gemacht, es aber nie wahrgenommen

Die Mischung aus Change Methoden und deren praktischer Anwendung. Die Unterlagen, Skripte, Excelvorlagen und Workbooks sind absolut Praxistauglich für die eigene tägliche Arbeit bei Change Projekten. Die Modul-Aufteilung von dem allgemeinen Verständnis der Digitalisierung zum Umgang mit dem Change ist verständlich strukturiert. Das ausgeprägte Kompetenzfeld der Trainer im Change Management hinweg über verschiedene Branchen und Organisationen. Das Anwenden der Methoden für erfolgreichen Change in der Digitalisierung, die ich gelernt habe werden mir sehr weiterhelfen zur Akzeptanzerreichung bei den Stakeholdern.
Im Mix aus eLearning, Methodenvermittlung, Case Studies und Live Coachings habe ich sehr wertvolle Kenntnisse zu Digital Change Management aufgebaut, dieses Wissen werde ich auch an andere Projektverantwortliche, insbesondere auch an Jung-Ingenieure weitergeben.
Veränderung nimmt in Intensität und Geschwindigkeit weiter stark zu – da sind die von 4-advice vermittelten Digitalisierungs-Kompetenzen Gold wert. Die Digitalisierung als Rationalisierungsfaktor wird in den kommenden Jahren rasant Fahrt aufnehmen. Insbesondere im Mittelständischen Maschinenbau, meinem Kerngebiet, gibt es in der Prozessdigitalisierung in vielen Unternehmen noch erheblichen Bedarf. Eine Basis für einen erfolgreichen Change und die Sicherung des Unternehmens in der Zukunft ist die Ausbildung eigener Mitarbeiter zu Digital Change Managern.

Die Inhalte waren sehr umfassend und fundiert, die Aufbereitung der Inhalte war sehr gut strukturiert und ansprechend. Die Referenten (Markus, Simon) haben die Inhalte sehr interessant rübergebracht und durch praktische Beispiele ergänzt. Mit Fragen der TN wurde sehr gut umgegangen. Die Gruppenzusammensetzung war auf Grund der verschiedenen Backgrounds, die Gruppenarbeiten waren bereichernd. Ich bin ständig in Changeprojekte eingebunden, daher kann ich das Gelernte sehr gut anwenden, nun mit wesentlich fundierterem Background und mehr Tools. Grund für die Weiterempfehlung: Siehe oben! Allerdings muss auch der Nachteil einer Remote-WB bewusst sein – der informelle Austausch zur praktischen Erfahrung bleibt etwas auf der Strecke. Aber alles in allem, eine tolle Weiterbildung!

Der Lehrgang war mit zwei äußerst gut vorbereiteten Trainer bestückt, die die Teilnehmer nicht nur kompetent und launig durch das Training geroutet haben, sondern auch verstanden haben, trotz der virtuellen Trainingssessions eine „harmonische Lerngruppe“ zu bilden. Neben einer ungeheuer vielfältigen Wissensvermittlung kamen Erfahrungsaustausch und Spaß nie zu kurz!
Nahezu alle Lerninhalte konnte ich schon während der Trainingsphase einsetzen, sei es in Kundenprojekten, in Angeboten oder in der täglichen Arbeit mit Kolleg:innen.
Sogar im privaten Bereich waren einige der vermittelten Inhalte von großem Nutzen. Erstens, die vermittelte „Philosophie“, was hinter „Change“ alles steckt und warum es sich lohnt, sich intensiv mit direkten und indirekten Einflüssen und Folgen auseinanderzusetzen. Zweitens, weil das Training eher generalistisch angelegt ist und damit ein breites fachliches und persönliches Einsatzspektrum garantiert. Drittens, weil die Kombination aus „Erstens“ und „Zweitens“ ein Maximum an Mehrwert generiert