KI-Einführung im Unternehmen

✓ KI-Systeme und Einsatzbereiche festlegen
Welche Tools werden wo, wofür und mit welchen Daten genutzt?

✓ Informations- und Datenklassifizierung für den KI-Einsatz
Wir schaffen dafür eine praxistaugliche Informations- und Datenklassifizierung, orientiert am BSI IT-Grundschutz, und übersetzen sie in konkrete Regeln für die KI-Nutzung.

✓ KI-Nutzung, Datenschutz und Zugriffe regeln
Freigegebene Tools, sensible Daten, Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen festlegen.

KI Einführung

Kunden, die uns vertrauen

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Wie gelingt die erfolgreiche Einführung
von KI im Unternehmen?

Eine erfolgreiche KI-Einführung in der Organsiation braucht mehr als die technische Bereitstellung eines Tools. Entscheidend ist, vorab festzulegen, welche KI-Systeme in welchen Bereichen eingesetzt werden, auf welche Informationen sie zugreifen dürfen und welche Anforderungen für Datenschutz, Informationssicherheit und Berechtigungen gelten.

Darauf aufbauend werden Verantwortlichkeiten geregelt, Informationen und Daten nach Schutzbedarf eingeordnet und die Nutzung verbindlich definiert. So entsteht die Grundlage dafür, KI sicher in den Arbeitsalltag zu integrieren und später gezielt weiterzuentwickeln.

Drei Bausteine für die Einführung

Voraussetzungen schaffen

KI-Systeme, Einsatzbereiche, Daten und Verantwortlichkeiten erfassen und festlegen.

Nutzung absichern

Informationen klassifizieren, Regeln definieren sowie Datenschutz, Sicherheit und Berechtigungen berücksichtigen.

Im Unternehmen verankern

Mitarbeitende befähigen, die Nutzung begleiten und erfolgreiche Anwendungen weiterentwickeln.

Wir helfen deiner Organisation, KI sicher, produktivitätssteigernd und im Einklang mit den rechtlichen Anforderungen zu nutzen!
Gruppenfoto des 4-advice-Teams vor einem stilisierten Hintergrund mit Markenfarben und Logo; insgesamt 16 Mitarbeitende in einheitlicher Kleidung lächeln in die Kamera – symbolisiert Teamgeist, Kompetenz und Verlässlichkeit des Unternehmens

Mit unserer KI-Beratung, unseren KI‑Weiterbildungen, unseren Apps und der Begleitung der Umsetzung und Nutzung von KI erschließen wir gemeinsam die KI-Potenziale für dein Unternehmen. Natürlich helfen wir dir dabei auf Wunsch auch als „KI-Kümmerer“, der  deine Projektvorhaben mit KI für dich erfolgreich umsetzt – vom einfachen KI-Agenten bis zum komplexen KI-System.

Informations- und Datenklassifizierung
für den KI-Einsatz

Damit KI sicher eingesetzt werden kann, muss klar sein, welche Informationen welchen Schutzbedarf haben und mit welchen KI-Systemen sie verarbeitet werden dürfen.

Dafür entwickeln wir eine praxistaugliche Informations- und Datenklassifizierung, orientiert am BSI IT-Grundschutz. Daraus leiten wir konkrete Regeln ab, welche Informationen mit welchen KI-Systemen verarbeitet werden dürfen. 

KI-Einführung

Die vier Schutzklassen:

Öffentlich

Informationen, die frei zugänglich sind

Intern

Informationen für den internen Gebrauch

Vertraulich

Informationen mit begrenztem Zugriff

geheim

Informationen mit hohem Schutzbedarf

Wir übersetzen euren individuellen Schutzbedarf in konkrete Regeln für die KI-Nutzung. Daraus können zum Beispiel entstehen:

✓ KI-Datenmatrix – welche Daten dürfen mit welchem KI-System verarbeitet werden?
✓ KI‑Nutzungsrichtlinie – welche Tools sind freigegeben und welche Regeln gelten?
✓ Berechtigungs- und Zugriffskonzept – Wer darf auf welche Informationen zugreifen?
✓ Datenschutz- und Sicherheitscheck – welche Anforderungen müssen berücksichtigt werden?
✓ Technische Schutzmaßnahmen – z. B. für Microsoft 365, Copilot und Purview

Microsoft Copilot sicher einführen

Gerade bei Microsoft Copilot ist entscheidend, wie Informationen abgelegt, klassifiziert und berechtigt sind. Wir unterstützen dabei, Microsoft 365, SharePoint und Purview so vorzubereiten, dass sensible Informationen geschützt und nur freigegebene Inhalte für die KI-Nutzung verfügbar werden.

KI-Einführung mit Technologie-, Change- und Umsetzungskompetenz

Wir verbinden technisches KI-Know-how mit Change-Kompetenz und praktischer Umsetzung. So begleiten wir mittelständische Unternehmen von Daten, Berechtigungen und Nutzungsregeln bis zur Einführung im Arbeitsalltag und zur Befähigung der Mitarbeitenden.

KI-Beratung-Mittelstand

Bei uns bist du in guten Händen

Profitiere auch du von unserer Erfahrung: 35 Auszeichnungen von Brandeins, Statista, FOCUS und dem F.A.Z. Institut von 2015 bis 2026 sprechen für sich.
Beste Berater Top Berater 4-advice KI-Change-Management

Change Management

Statista & Brandeins,
F.A.Z. Institut

Beste Berater Top Berater 4-advice KI-Change-Management

Internet, Media & Entertainment

Statista & Brandeins

Beste Berater Top Berater 4-advice KI-Change-Management

Versicherungen

Statista & Brandeins

Beste Berater Top Berater 4-advice KI-Change-Management

Technologie & Telekommunikation

Statista & Brandeins

Beste Berater Top Berater 4-advice KI-Change-Management

Innovation & Wachstum

Statista & Brandeins,
Focus, F.A.Z. Institut

Beste Berater Top Berater 4-advice KI-Change-Management

Digitalisierung

Statista & Brandeins,
F.A.Z. Institut

Beste Berater Top Berater 4-advice KI-Change-Management

Artificial Intelligence

F.A.Z. Institut

Beste Berater Top Berater 4-advice KI-Change-Management

Vertrieb

F.A.Z. Institut

So begleiten wir eure KI-Einführung

Rahmen & Einsatzbereiche festlegen

Ziele, beteiligte Bereiche, KI-Systeme und Verantwortlichkeiten definieren.

Informationen & Daten klassifizieren

Schutzbedarf bestimmen und festlegen, welche Daten mit welchen KI-Systemen verarbeitet werden dürfen.

Nutzung & Zugriffe absichern

KI-Nutzungsregeln, Datenschutz, Informationssicherheit, Berechtigungen und technische Schutzmaßnahmen umsetzen.

 

KI in ausgewählten Bereichen einführen

Tools bereitstellen, Prozesse anpassen und die Nutzung im Arbeitsalltag begleiten.

Mitarbeitende befähigen & Nutzung weiterentwickeln

Schulen, Akzeptanz fördern, Wirkung messen und erfolgreiche Anwendungen ausweiten.

Praxisbeispiele KI-Einführung:

Abbildung einer Case Study von 4-advice zur Microsoft Copilot Einführung: links ein schräg dargestelltes Booklet mit der Aufschrift „Case Studies“ und einem Zahnrad-Icon in einer Sprechblase, rechts der Titel „Befähigung von Mitarbeitenden und Change Management zur Microsoft Copilot Einführung“ auf blauem Hintergrund, darunter die Branchenangabe „Anstalt des öffentlichen Rechts“

Microsoft Copilot einführen

Eine Anstalt des öffentlichen Rechts integrierte Microsoft Copilot erfolgreich in den Arbeitsalltag – mit klarer KI-Vision, segmentierten Schulungen und praxisnaher Anwendung. 4-advice kombinierte Technologie- und Change-Beratung für messbaren Nutzen und nachhaltige Nutzung. Ein Quick Win mit echter Wirkung im öffentlichen Dienst.

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Titelbild einer 4-advice Case Study zum Thema Datenmigration in die Cloud: links ein weißes Booklet mit dem Titel „Case Studies“ und einer Cloud-Illustration mit verbundenen Servern, rechts der Text „Datenmigration in die Cloud für sichere und automatisierte KI-Nutzung“ auf blauem Hintergrund, darunter die Branche „Anstalt des öffentlichen Rechts“

Datenmigration für sichere und effiziente KI-Nutzung

Diese Fallstudie zeigt, wie eine Anstalt des öffentlichen Rechts durch strukturierte Cloud-Migration und Informationsklassifizierung die Basis für DSGVO-konforme KI-Nutzung schuf. 4-advice kombinierte Informationssicherheit, Governance und Change Management – für mehr Effizienz, Schutzbedarfstransparenz und moderne Arbeitsstrukturen. Ein klarer Schritt Richtung skalierbare, sichere Digitalisierung.

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Cover einer Case Study von 4-advice zur Entwicklung einer ki-gestützten RAG-Anwendung zur Dokumentenverwaltung. Links ein Booklet mit dem Titel „Case Studies“ und einem zentralen KI-Symbol, das über Linien mit Dokumenten-Icons verbunden ist. Rechts der Titel der Fallstudie auf blauem Hintergrund, darunter die Branchenangabe „Handwerk“.

KI gestützte RAG-Anwendung zur Dokumentenverwaltung

Ein mittelständisches Unternehmen strukturierte seine wachsende Informationsflut mit einer maßgeschneiderten RAG-Anwendung. Wir kombinierten Vertex AI, Cloud-Architektur und ein intuitives Frontend zu einer skalierbaren Lösung. Ergebnis: zentrale, transparente Ablage, semantische Suche und spürbar effizientere Prozesse – modernes Wissensmanagement, das Mitarbeitende entlastet und Produktivität steigert.

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Was Kunden sagen

FAQ: Häufige Fragen zur Einführung von Künstlicher Intelligenz im Unternehmen

Welche Informationen und Daten dürfen überhaupt mit KI-Systemen verarbeitet werden?

Das hängt vom Schutzbedarf der Informationen, dem eingesetzten KI-System, den vorhandenen Berechtigungen und den rechtlichen Rahmenbedingungen ab. Genau deshalb verbinden wir Informations- und Datenklassifizierung mit konkreten Regeln für die KI-Nutzung.

Wie verhindern wir, dass sensible oder vertrauliche Informationen über KI zugänglich werden?

Durch eine Kombination aus Klassifizierung, Berechtigungen, Zugriffskonzepten und technischen Schutzmaßnahmen. Bei Microsoft 365 und Copilot können dabei auch Funktionen wie Microsoft Purview eine wichtige Rolle spielen.

Welche KI-Systeme dürfen unsere Mitarbeitenden nutzen – und wofür?

Das sollte verbindlich geregelt sein. Dazu gehören freigegebene Tools, zulässige Einsatzbereiche, der Umgang mit sensiblen Daten und klare Verantwortlichkeiten für Freigaben und Ausnahmen.

Welche Anforderungen aus Datenschutz, Informationssicherheit und EU AI Act müssen wir bei der Einführung berücksichtigen?

Das hängt vom konkreten Einsatz ab. Relevant sind unter anderem die verarbeiteten Daten, die Rolle des Unternehmens, der Anwendungsbereich, Zugriffe, Verantwortlichkeiten und die erforderliche KI-Kompetenz der Mitarbeitenden.

Müssen wir vor der KI-Einführung unsere gesamte Datenlandschaft bereinigen und neu strukturieren?

Entscheidend ist, die für die geplanten KI-Anwendungen relevanten Datenquellen, Ablagen und Berechtigungen zu prüfen und dort gezielt nachzubessern, wo Risiken oder Unklarheiten bestehen.

Deine Frage ist nicht dabei? Kontaktiere uns gern und wir sprechen persönlich über dein Anliegen. 

Entdecke weitere Leistungen

Je nach Ausgangslage und Ziel begleiten wir dich auch mit
KI-Qualifizierung, KI-Einführung oder KI-Umsetzung

Business Escape Room®

KI Countdown

Spielerisch Lernen und Verändern

Im Business Escape Room® KI Countdown setzt sich dein Team spielerisch und praxisnah mit Künstlicher Intelligenz auseinander. Das Format schafft einen gemeinsamen Einstieg, regt den Austausch an und macht zentrale Fragen rund um den KI-Einsatz im Unternehmen greifbar.

KI-Weiterbildungen

mit direktem Praxisbezug

Mitarbeitende und Führungskräfte qualifizieren

Unsere KI-Weiterbildungen vermitteln das Wissen und die Anwendungskompetenz, die Teams für einen sicheren und produktiven Einsatz von Künstlicher Intelligenz benötigen. Die Formate reichen vom Einstieg bis zur vertieften Anwendung.

KI-Beratung

für den Mittelstand

KI strukturiert in Prozesse und Arbeitsalltag bringen

Wir unterstützen Geschäftsführungen und Verantwortliche aus IT, Transformation, Innovation und Digitalisierung dabei, KI-Potenziale zu bewerten, passende Anwendungsfälle zu priorisieren und ein realistisches Vorgehen zu entwickeln. Dabei betrachten wir Technologie, Prozesse, Daten, Organisation und Mitarbeitende gemeinsam.

Du suchst nach einer individuellen Lösung? Tritt gerne direkt mit uns in Kontakt!

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Weitere Informationen

Im Design Sprint haben unsere Studenten im Master Digital Management Lösungen zur Vermarktung des digitalen Service-Tools „Meine-Wartung“ von Niemann-Laes, Großhändler für industriebedarf, entwickelt. Innerhalb von nur 4 Tagen haben sie unter der wie immer sympathischen und fachkundigen Führung unserer Dozenten der 4-advice Digital Change & Innovation einen von Experten getesteten Prototypen entwickelt. Es ist immer wieder großartig zu sehen, wieviel wir gemeinsam in kürzester Zeit erreichen können – als Win-Win-Win Situation für Hochschule, Studenten und Partner aus der Industrie. Weiter so und danke an unsere Studenten, die Industriepartner Maximilian Krause & Philipp Mitzscherlich und die Dozenten Marcus Jansen und Simon Schoop, die jedes Semester immer wieder innocative und wirksame Formate an der Hochschule Fresenius erfolgreich umsetzen!

Simon has been teaching as a lecturer with a high level of professional expertise and great personal commitment for many years in the international master´s program in Digital Management at the private Fresenius University of Applied Sciences in the Mediapark Cologne. The innovative teaching methods introduced by Simon and 4-advice, applying methodologies like the Google Design Sprint, add great practical value for our students. I have experienced 4-advice´s methodological competence within their lectures „Digital Innovation“ and „Digital Transformation“. The Design Sprint is a great tool to reduce Time-to-Market to a bare minimum. That´s why it´s a very valuable method to develop new products, processes, organization and business models. Actually it can be used to tackle most types of challenges.”

Ich habe Simon und sein Team von 4-advice als ausgewiesenen Experten für Veränderungsmanagement und Innovation kennengelernt. Dabei geht er, zum Beispiel durch seinen Ansatz des „Spielerischen Veränderns“ im Sinne eines besseren Ergebnisses, selbst immer wieder kreative und neue Wege. Ein Highlight sind hierbei sicher die „Business Escape Rooms“, die ich selbst als sehr positiv erlebt habe. Als Spezialist für Projektmanagement begleiten Simon und sein Team zudem mit langjähriger Erfahrung und viel Fingerspitzengefühl Unternehmen bei Organisationsentwicklungsteams. Simon ist absolut integer, stets hochmotiviert und 100%ig zuverlässig. Er steht zu seinem Wort! Mit ein Grund, warum ich so gerne mit ihm zusammenarbeite – und ihn empfehle.

Die Kombination aus Theorie – und Praxisanteil. Man konnte das gelernte aus der Schulung direkt in den Arbeitsalltag einfließen lassen bzw. direkt eine Brücke in den Beruf schlagen. Inhalte sind im Arbeitsalltag anwendbar. Ich werde die Methoden aber auch die gelernten Denkweisen in meinen Arbeitsalltag integrieren und entsprechend handeln um erfolgreiche meine Changes umzusetzen. Change , Change Management wird noch mehr Beachtung in den nächsten Jahren erhalten und jetzt bereits schon die entsprechenden Methodiken zu kennengelernt zu haben wird mich persönlich dabei unterstützen meine Aufgaben/Changes bestmöglich abzuwickeln. Die Schulung passt definitiv in die Berufswelt rein und ist keine reine stumpfe Theorie.

Der strukturierte Wissenszuwachs führte zu Aha-Effekten und häufig zu Frage, warum man darauf nicht selbst gekommen ist. Auf jeden Fall bereichert der DCM-Kurs den Projektalltag und wird zu besseren Changeinitiativen führen.
Dank der offenen und sympathischen Dozenten wurden viele praktische Punkte ehrlich angesprochen und es entstand eine gute Stimmung im Kurs. Das Gelernte wird nicht erst in Zukunft umgesetzt. Es ist bereits jetzt in den Gesprächen und neuen Projekten zu spüren. Für die Zukunft werde ich einen standardisierten grundhaften „Unterbau“ ausarbeiten, der an die Projekte individuell angepasst und/oder erweitert wird.
Außerdem werden unsere grundlegendsten Probleme (Kommunikation, stabile Rollenverteilung, Belohnung) anzugehen sein.
Zu guter Letzt werde ich von agilem Arbeiten wohl noch eine Weile träumen … toller Austausch, umfassende Betrachtung des Changes, viele praktische Tipps , Blick über den Tellerrand, Neubewertung der eigenen Aktivitäten in der Vergangenheit – meist haben wir vieles schon richtig gemacht, es aber nie wahrgenommen

Die Mischung aus Change Methoden und deren praktischer Anwendung. Die Unterlagen, Skripte, Excelvorlagen und Workbooks sind absolut Praxistauglich für die eigene tägliche Arbeit bei Change Projekten. Die Modul-Aufteilung von dem allgemeinen Verständnis der Digitalisierung zum Umgang mit dem Change ist verständlich strukturiert. Das ausgeprägte Kompetenzfeld der Trainer im Change Management hinweg über verschiedene Branchen und Organisationen. Das Anwenden der Methoden für erfolgreichen Change in der Digitalisierung, die ich gelernt habe werden mir sehr weiterhelfen zur Akzeptanzerreichung bei den Stakeholdern.
Im Mix aus eLearning, Methodenvermittlung, Case Studies und Live Coachings habe ich sehr wertvolle Kenntnisse zu Digital Change Management aufgebaut, dieses Wissen werde ich auch an andere Projektverantwortliche, insbesondere auch an Jung-Ingenieure weitergeben.
Veränderung nimmt in Intensität und Geschwindigkeit weiter stark zu – da sind die von 4-advice vermittelten Digitalisierungs-Kompetenzen Gold wert. Die Digitalisierung als Rationalisierungsfaktor wird in den kommenden Jahren rasant Fahrt aufnehmen. Insbesondere im Mittelständischen Maschinenbau, meinem Kerngebiet, gibt es in der Prozessdigitalisierung in vielen Unternehmen noch erheblichen Bedarf. Eine Basis für einen erfolgreichen Change und die Sicherung des Unternehmens in der Zukunft ist die Ausbildung eigener Mitarbeiter zu Digital Change Managern.

Die Inhalte waren sehr umfassend und fundiert, die Aufbereitung der Inhalte war sehr gut strukturiert und ansprechend. Die Referenten (Markus, Simon) haben die Inhalte sehr interessant rübergebracht und durch praktische Beispiele ergänzt. Mit Fragen der TN wurde sehr gut umgegangen. Die Gruppenzusammensetzung war auf Grund der verschiedenen Backgrounds, die Gruppenarbeiten waren bereichernd. Ich bin ständig in Changeprojekte eingebunden, daher kann ich das Gelernte sehr gut anwenden, nun mit wesentlich fundierterem Background und mehr Tools. Grund für die Weiterempfehlung: Siehe oben! Allerdings muss auch der Nachteil einer Remote-WB bewusst sein – der informelle Austausch zur praktischen Erfahrung bleibt etwas auf der Strecke. Aber alles in allem, eine tolle Weiterbildung!

Der Lehrgang war mit zwei äußerst gut vorbereiteten Trainer bestückt, die die Teilnehmer nicht nur kompetent und launig durch das Training geroutet haben, sondern auch verstanden haben, trotz der virtuellen Trainingssessions eine „harmonische Lerngruppe“ zu bilden. Neben einer ungeheuer vielfältigen Wissensvermittlung kamen Erfahrungsaustausch und Spaß nie zu kurz!
Nahezu alle Lerninhalte konnte ich schon während der Trainingsphase einsetzen, sei es in Kundenprojekten, in Angeboten oder in der täglichen Arbeit mit Kolleg:innen.
Sogar im privaten Bereich waren einige der vermittelten Inhalte von großem Nutzen. Erstens, die vermittelte „Philosophie“, was hinter „Change“ alles steckt und warum es sich lohnt, sich intensiv mit direkten und indirekten Einflüssen und Folgen auseinanderzusetzen. Zweitens, weil das Training eher generalistisch angelegt ist und damit ein breites fachliches und persönliches Einsatzspektrum garantiert. Drittens, weil die Kombination aus „Erstens“ und „Zweitens“ ein Maximum an Mehrwert generiert