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Case Study: Betriebssystemumstellung und Einführung von Microsoft Office 365

Ausgangslage: Probleme und Kundenanfragen 

Der Fußballbundesligist stand vor der Herausforderung, sein Betriebssystem auf Windows 10 umzustellen und parallel dazu Office 365 einzuführen. Im Unternehmen gab es unterschiedliche Office-Versionen und mehrere CRM-Systeme. Dies führte zu Inkompatibilitäten und ineffizienten Arbeitsabläufen. Ein weiteres Problem war, dass viele Mitarbeiter bereits seit langer Zeit in der Organisation tätig waren und noch nie einen Softwarewechsel erlebt hatten. Sie waren es gewohnt, ihre Arbeit auf die altbewährte Art zu erledigen. Zu Beginn des Projekts gab es daher einen großen Widerstand gegen die Veränderungen. Insbesondere ältere Mitarbeiter hatten Angst vor der neuen Technik. Darüber hinaus hatten viele Mitarbeiter zum ersten Mal Zugang zu einer digitalen Arbeitsumgebung, da sie zuvor noch analog gearbeitet hatten. Die größte Herausforderung bestand jedoch darin, dass aufgrund der kritischen Unternehmensfunktionen einiger Mitarbeiter kaum Zeit für den Austausch der Altgeräte und die Schulung auf das neue System zur Verfügung stand. 

Vorgehensweise: Was wurde getan?

Um die Betriebssystemumstellung und Einführung von Office 365 erfolgreich durchzuführen, wurde ein detaillierter Rollout-Plan erstellt. Dieser beinhaltete die Umstellung von etwa 300 Bestands- und Neugeräten sowie die Abstimmung der Rollout-Tage mit den jeweiligen Projekt- und Abteilungsleitern. Es war wichtig, die Teams in den Veränderungsprozess einzubeziehen und ihre Bedenken zu berücksichtigen. Daher wurde ein Kommunikationsplan entwickelt, der regelmäßige Updates und Informationen über den Fortschritt des Projekts enthielt. Es wurden Präsentationen erstellt und Kommunikationsmaßnahmen durchgeführt, um die Mitarbeiter und Stakeholder abzuholen und von den Vorteilen der Umstellung zu überzeugen. 

Die operative Durchführung der Umstellung wurde sorgfältig koordiniert. Ein Team auf ca. 15 externe Dienstleister wurden eng in den Prozess eingebunden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die 300 Geräte innerhalb von 10 Tagen auszutauschen. Der Austausch der Bestandsgeräte und die Bereitstellung der neuen Geräte erfolgten am Arbeitsplatz der Mitarbeiter. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das neue System effektiv nutzen konnten, wurden Schulungsinhalte geplant. Eine GAP-Analyse wurde durchgeführt, um die Wissenslücken zu identifizieren, und fehlende Inhalte wurden ausgearbeitet. Es wurden didaktische Ziele und Leistungsziele für die Teilnehmer festgelegt. Ein Konzept zur Schulung wurde entwickelt, und Lernfortschrittskontrollfragen wurden erstellt, um den Wissensstand der Mitarbeiter zu überprüfen. Ein detailliertes Storyboard wurde erstellt und die Trainingsinhalte wurden umgesetzt. 

Dabei wurde auf eine hohe Qualitätssicherung geachtet, um eine effektive Wissensvermittlung zu gewährleisten. 

Um den Mitarbeitern eine individuelle Betreuung und Unterstützung zu bieten, wurden Mitarbeiter vor Ort als geschult. Dazu wurden Floorwalker abgestellt, um als Ansprechpartner für Fragen und Probleme rund um Windows 10 und Office 365 zu fungieren. Sie unterstützten die Mitarbeiter bei der Einarbeitung und halfen, mögliche Hindernisse direkt vor Ort zu überwinden. 

Zusätzlich zur Betriebssystemumstellung und Einführung von Office 365 wurde auch eine CRM-Migration durchgeführt. Dabei wurden zunächst sämtliche Daten im Altsystem bereinigt und Dubletten entfernt. Im Anschluss wurden die aktualisierten Datensätze vom Altsystem auf das neue System migriert und erneut auf Ihre Gültigkeit geprüft, um eine effiziente Datenverwaltung sicherzustellen. 

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Fazit: Projektergebnisse

Dank des Projekts konnte der Fußballbundesligist erfolgreich ca. 150 Bestands- und 150 Neugeräte von Windows 7 auf Windows 10 umstellen. Dadurch wurden Inkompatibilitäten behoben und die Arbeitsumgebung modernisiert. Office 365 wurde bei 300 Mitarbeitenden erfolgreich eingeführt. Die Mitarbeiter erhielten Schulungen vor Ort, um den Umgang mit Windows 10 und Office 365 zu erlernen. Die Anwesenheit der Floorwalker trug dazu bei, dass die Mitarbeiter schnell mit den neuen Technologien vertraut wurden und ihre Arbeit effizient fortsetzen konnten. 

Die Betriebssystemumstellung und Einführung von Office 365 führten zu einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse und einer effizienteren Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Mitarbeiter konnten von den Vorteilen des neuen Betriebssystems und der Office-Suite profitieren, wie z. B. einer nahtlosen Zusammenarbeit, mobilen Zugriff auf Daten und erhöhter Produktivität. Die erfolgreiche CRM-Migration trug zur Optimierung der Datenverwaltung bei und ermöglichte eine effektive Kundenbetreuung. 

Insgesamt war die Betriebssystemumstellung und Einführung von Office 365 bei dem Fußballbundesligisten ein großer Erfolg. Die sorgfältige Planung, die Einbindung der Mitarbeiter und die individuelle Schulung trugen dazu bei, dass die Veränderungen erfolgreich umgesetzt wurden und die gewünschten Ergebnisse erzielt wurden. Die Organisation konnte ihre Arbeitsabläufe optimieren und ist nun für die Zukunft gut gerüstet. 

Vorgehensweise: Was wurde getan?

Punkt A. Probleme und Kundenanfragen  

  • Im Unternehmen existierten unterschiedliche Office Versionen und mehrere CRM Systeme 
  • Mitarbeiter arbeiteten teilweise schon sehr lange in der Organisation und hatten in dieser Zeit keinen Softwarewechsel erlebt (sie haben die Arbeit schon immer so erledigt) 
  • Großer Widerstand zu Beginn des Projektes: 
  • Viele ältere Mitarbeitende hatte Angst vor der neuen Technik 
  • Viele Mitarbeiter hatten zum ersten Mal Zugang zur Software, da sie vorher noch analog gearbeitet hatte. 
  • Kaum Zeit für Austausch der Altgeräte und Schulung auf das neue System, da Mitarbeiter in kritischen Unternehmensfunktionen 24/7 arbeitsfähig sein mussten

Was wurde getan?

  • Rollout-Planung für die Umstellung von ca. 300 Bestands- und Neugeräten und Abstimmung der Rollout Tage mit den jeweiligen Projekt- und Abteilungsleitern  
  • Erstellung eines Kommunikationsplan und Durchführung der Kommunikationsmaßnahmen zur Abholung der Mitarbeiter und Stakeholder, inkl. Präsentationserstellung  
  • Operative Durchführung der Umstellung, inkl. Koordination der unterstützenden, externen Dienstleister  
  • Austausch von Bestandsgeräte und Bereitstellung der Neugeräte am Arbeitsplatz 
  • Planung der Trainingsinhalte, inklusive GAP-Analyse und Ausarbeitung der fehlenden Inhalte 
  • Festlegung didaktischer Ziele und Leistungsziele der Teilnehmer, inklusive Konzept und Erstellung der Lernfortschrittskontrollfragen 
  • Erstellung des Storyboards und Umsetzung der Trainingsinhalte, inkl. Qualitätssicherung 
  • Schulung der Mitarbeiter vor Ort als Floorwalker 
  • Durchführung CRM-Migration inkl. Datenbereinigung und Duplettenprüfung vom Altsystem auf ein

    Punkt B. Projektergebnisse  

Punkt B. Projektergebnisse  

  • Erfolgreiche Umstellung von ca. 150 Bestands- und 150 Neugeräten von Windows 7 auf Windows 10   
  • Einführung von Office 365 bei 300 Mitarbeitenden 
  • Schulung der Mitarbeiter vor Ort (Floorwalker) im Umgang mit Windows 10 und Office 365 
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Die Kombination aus Theorie – und Praxisanteil. Man konnte das gelernte aus der Schulung direkt in den Arbeitsalltag einfließen lassen bzw. direkt eine Brücke in den Beruf schlagen. Inhalte sind im Arbeitsalltag anwendbar. Ich werde die Methoden aber auch die gelernten Denkweisen in meinen Arbeitsalltag integrieren und entsprechend handeln um erfolgreiche meine Changes umzusetzen. Change , Change Management wird noch mehr Beachtung in den nächsten Jahren erhalten und jetzt bereits schon die entsprechenden Methodiken zu kennengelernt zu haben wird mich persönlich dabei unterstützen meine Aufgaben/Changes bestmöglich abzuwickeln. Die Schulung passt definitiv in die Berufswelt rein und ist keine reine stumpfe Theorie.

Der strukturierte Wissenszuwachs führte zu Aha-Effekten und häufig zu Frage, warum man darauf nicht selbst gekommen ist. Auf jeden Fall bereichert der DCM-Kurs den Projektalltag und wird zu besseren Changeinitiativen führen.
Dank der offenen und sympathischen Dozenten wurden viele praktische Punkte ehrlich angesprochen und es entstand eine gute Stimmung im Kurs. Das Gelernte wird nicht erst in Zukunft umgesetzt. Es ist bereits jetzt in den Gesprächen und neuen Projekten zu spüren. Für die Zukunft werde ich einen standardisierten grundhaften „Unterbau“ ausarbeiten, der an die Projekte individuell angepasst und/oder erweitert wird.
Außerdem werden unsere grundlegendsten Probleme (Kommunikation, stabile Rollenverteilung, Belohnung) anzugehen sein.
Zu guter Letzt werde ich von agilem Arbeiten wohl noch eine Weile träumen … toller Austausch, umfassende Betrachtung des Changes, viele praktische Tipps , Blick über den Tellerrand, Neubewertung der eigenen Aktivitäten in der Vergangenheit – meist haben wir vieles schon richtig gemacht, es aber nie wahrgenommen

Die Mischung aus Change Methoden und deren praktischer Anwendung. Die Unterlagen, Skripte, Excelvorlagen und Workbooks sind absolut Praxistauglich für die eigene tägliche Arbeit bei Change Projekten. Die Modul-Aufteilung von dem allgemeinen Verständnis der Digitalisierung zum Umgang mit dem Change ist verständlich strukturiert. Das ausgeprägte Kompetenzfeld der Trainer im Change Management hinweg über verschiedene Branchen und Organisationen. Das Anwenden der Methoden für erfolgreichen Change in der Digitalisierung, die ich gelernt habe werden mir sehr weiterhelfen zur Akzeptanzerreichung bei den Stakeholdern.
Im Mix aus eLearning, Methodenvermittlung, Case Studies und Live Coachings habe ich sehr wertvolle Kenntnisse zu Digital Change Management aufgebaut, dieses Wissen werde ich auch an andere Projektverantwortliche, insbesondere auch an Jung-Ingenieure weitergeben.
Veränderung nimmt in Intensität und Geschwindigkeit weiter stark zu – da sind die von 4-advice vermittelten Digitalisierungs-Kompetenzen Gold wert. Die Digitalisierung als Rationalisierungsfaktor wird in den kommenden Jahren rasant Fahrt aufnehmen. Insbesondere im Mittelständischen Maschinenbau, meinem Kerngebiet, gibt es in der Prozessdigitalisierung in vielen Unternehmen noch erheblichen Bedarf. Eine Basis für einen erfolgreichen Change und die Sicherung des Unternehmens in der Zukunft ist die Ausbildung eigener Mitarbeiter zu Digital Change Managern.

Die Inhalte waren sehr umfassend und fundiert, die Aufbereitung der Inhalte war sehr gut strukturiert und ansprechend. Die Referenten (Markus, Simon) haben die Inhalte sehr interessant rübergebracht und durch praktische Beispiele ergänzt. Mit Fragen der TN wurde sehr gut umgegangen. Die Gruppenzusammensetzung war auf Grund der verschiedenen Backgrounds, die Gruppenarbeiten waren bereichernd. Ich bin ständig in Changeprojekte eingebunden, daher kann ich das Gelernte sehr gut anwenden, nun mit wesentlich fundierterem Background und mehr Tools. Grund für die Weiterempfehlung: Siehe oben! Allerdings muss auch der Nachteil einer Remote-WB bewusst sein – der informelle Austausch zur praktischen Erfahrung bleibt etwas auf der Strecke. Aber alles in allem, eine tolle Weiterbildung!

Der Lehrgang war mit zwei äußerst gut vorbereiteten Trainer bestückt, die die Teilnehmer nicht nur kompetent und launig durch das Training geroutet haben, sondern auch verstanden haben, trotz der virtuellen Trainingssessions eine „harmonische Lerngruppe“ zu bilden. Neben einer ungeheuer vielfältigen Wissensvermittlung kamen Erfahrungsaustausch und Spaß nie zu kurz!
Nahezu alle Lerninhalte konnte ich schon während der Trainingsphase einsetzen, sei es in Kundenprojekten, in Angeboten oder in der täglichen Arbeit mit Kolleg:innen.
Sogar im privaten Bereich waren einige der vermittelten Inhalte von großem Nutzen. Erstens, die vermittelte „Philosophie“, was hinter „Change“ alles steckt und warum es sich lohnt, sich intensiv mit direkten und indirekten Einflüssen und Folgen auseinanderzusetzen. Zweitens, weil das Training eher generalistisch angelegt ist und damit ein breites fachliches und persönliches Einsatzspektrum garantiert. Drittens, weil die Kombination aus „Erstens“ und „Zweitens“ ein Maximum an Mehrwert generiert

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