Low-code Automationen mit power Automate

Branche: Produzierendes Unternehmen

Ausgangslage: Herausforderungen & Probleme

4-advice wurde beauftragt, um einem Unternehmen, das mit langen Durchlaufzeiten in seiner IT-Abteilung kämpfte, zu helfen.

Die langen Durchlaufzeiten erschwerten es den Fachabteilungen, kurzfristige Lösungen für vergleichsweise einfache Probleme in ihren Arbeitsabläufen zu finden. Ein Kernproblem war u.A. die Notwendigkeit, Zahlen für tägliche Reports mit Daten aus verschiedenen Quellen zu berechnen, aktualisieren und zu übertragen.

Zusätzlich entstand der Wunsch prototypisch verschiedene Ansätze zur Priorisierung von Fertigungsaufträgen zu verproben. Des Weiteren gab es repetitive Tätigkeiten zur Vorbereitung der täglichen Arbeit im Einkauf, wie die Überprüfung von Lieferterminen zu Materialbestellungen, um auf deren Basis anschließend mit den Lieferanten in den direkten Austausch gehen und neue Termine bzw. Terminbestätigungen anfordern zu können.

Unser Ruf im Unternehmen war bereits sehr gut, und die Herausforderung bestand darin, in kurzer Zeit und in direkter Zusammenarbeit mit den Fachbereichen prototypische Lösungsansätze zu generieren, um zu verproben, um die Lösungsansätze auch den erwarteten Erfolg bringen und kurzfristig das Problem zu lösen/lindern. Wir sollten kurzfristige Automatisierungslösungen für wiederkehrende Arbeitsschritte entwickeln, wobei Tools von Microsoft, wie Microsoft Power Automate, im Low Code Kontext genutzt wurden.

Welche negativen Konsequenzen hätte das Unternehmen erlitten?

Zuerst einmal wäre die Unzufriedenheit in den Fachbereichen außerhalb der IT gestiegen, denn es hätten keine schnellen Lösungen für eigentlich einfache Probleme geliefert werden können, obwohl es nur darum ging zu verproben, ob der erwartete Erfolg eines möglichen Lösungsansatzes sich auch tatsächlich einstellt.

Das gefühlt eher langsame Vorgehen hätte für beträchtliche Unzufriedenheit gesorgt, besonders weil mehrere Fachbereiche mit konkreten Ideen Schlange standen. Das wäre besonders bei Führungskräften und Leitern in den Fachbereichen spürbar gewesen. Insgesamt hätte sich also eine Atmosphäre der Frustration und des mangelnden Verständnisses entwickelt, weil die prototypischen Arbeiten nicht verbreitet waren, um auf wichtige (interne) Kundenbedürfnisse schnell zu reagieren.

Wie konnte 4-advice helfen?

Unsere Aufgabe bestand darin, eine Lösung für die spezifischen Probleme zu entwickeln, die die Fachbereiche des Unternehmens betrafen. Der Ansatz hierbei war dialogorientiert und pragmatisch.

Wir sind in direkten Austausch mit den Vertretern der Fachbereiche getreten, um ein tieferes Verständnis für ihre Bedürfnisse und Herausforderungen zu gewinnen. Dank unserer Expertise im Bereich der Automation mit Microsoft Power Automate konnten wir nicht nur das notwendige Fachwissen einbringen, sondern auch effektive Lösungsansätze erarbeiten.

Unser Ziel war es, einen Prototypen als “Proof of Concept” zu entwickeln. Dieser Prototyp sollte in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen entstehen, um aufzuzeigen, dass das vorliegende Problem lösbar ist.

Dabei standen zwei Optionen im Raum: Entweder diente der Prototyp als temporäre Überbrückungslösung, die im Falle einer nicht den Erwartungen entsprechenden Lösung des Problems einfach wieder eingestellt werden konnte, oder er bildete die Grundlage für eine nachgelagert, dauerhafte und robuste Implementierung. Der wesentliche Aspekt unseres Ansatzes bestand darin, die wichtigen Stakeholder zu überzeugen. Es galt ihnen zu vermitteln, dass wir ihre Probleme hören, verstehen und in der Lage sind, agil Lösungen mit ihnen zu erarbeiten.

Die Entwicklung des Prototypen hatte auch den Vorteil, dass er als erste Maßnahme zur vorübergehenden Lösung des Problems diente und damit den Leidensdruck in den Fachbereichen reduzierte. Nachdem der Prototyp seine Wirksamkeit bewiesen hatte, konnten die IT parallel eine langfristige, belastbare Lösung entwickeln.

Diese Vorgehensweise war entscheidend, um die Führungskräfte der Fachbereiche zu unterstützen und schnelle Lösungen zu bieten. So konnten wir nicht nur kurzfristige Erfolge erzielen, sondern auch die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen legen.

Unser Ergebnis

Unser Projektziel war es, effektive Lösungen für die zuvor angesprochenen Herausforderungen zu finden und umzusetzen, wobei wir insbesondere die Automatisierungstechnologie Power Automate nutzten.

So konnten wir kurzfristig eine Methode zur automatisierten Priorisierung von Produktionsaufträgen basierend auf Kunden- und Auftragsdaten aufbauen. Diese Prioritätenliste an Aufträgen aktualisierte sich in regelmäßigen Abständen auch unter Berücksichtigung von Eskalationsereignissen und ermöglichte es dem Kunden, Produktionsaufträge besser ihrer relativen Wichtigkeit nach für die Fertigung zu sortieren.

Ein weiterer wichtiger Fortschritt war die Automatisierung der täglichen Berichterstattung. Durch unsere Lösung konnte der Vorgang der Reporterzeugung, der eine Mitarbeiter jeden Morgen 20 Minuten gekostet hat in wenigen Sekunden automatisch erledigt werden und dies unter Vermeidung manueller Fehler.

Zudem implementierten wir einen Synchronisationsmechanismus zwischen dem Geschäftsführungs-Eskalations-Ticketservice und einem anderen System, das vom Business Excellence Team genutzt wurde. Dadurch wurde eine größere Transparenz über den Status von Eskalationen erreicht, was den Leitern der verschiedenen Landesgesellschaften zusätzliche Sicherheit gab.

Schließlich konnten wir den manuellen Aufwand im Einkauf erheblich reduzieren. Durch die Automatisierung musste nicht mehr stundenlang manuell der Status jeder Materialbestellung überprüft und dokumentiert werden. Stattdessen erledigte die Automatisierung diese Aufgabe quasi dauerhaft im Hintergrund und aktualisierte den Status in den Kommentaren der Bestellung. Dadurch konnte sich das Personal auf wichtigere, nur durch einen Menschen zu erledigende Aufgaben konzentrieren, wie z.B. die direkte Kommunikation mit den Materiallieferanten per Telefon.

Insgesamt haben wir mit unseren Lösungen beweisen können, dass sich fachliche Lösungsideen mit den geeigneten Werkzeugen schnell realisieren und verproben lassen, um anschließend zu entscheiden, ob der erzielte Nutzen (z.B. quantifizierbare Zeitersparnis) die aufwändige Entwicklung einer belastbaren und skalierbaren Lösung rechtfertigt.