Datenmigration in die cloud für sichere und automatisierte KI-Nutzung
- Branche: Öffentlicher Dienst
- Unternehmensgröße: 100-1.000 Mitarbeitende
- Businessziele: Effiziente Datenmigration in die Cloud, Reduktion von Such- und Ablageaufwänden sowie Herstellung der Grundlage für eine sichere KI-Nutzung
- KI-Technologie/KI-Tools: Microsoft Copilot zur produktiven Nutzung von Unternehmensdaten in der Cloud
- KI-Implementierungs-Ansätze & Methode: Strukturierte Cloud Datenmigration, Einführung einer Datenklassifizierung mit Microsoft Purview sowie Change Management zur nachhaltigen Nutzung
Warum die migration strukturierter daten in die Cloud die Grundlage für sichere KI-Nutzung ist
Organisationen führen KI-Tools wie Microsoft Copilot ein, um ihre Effizienz und Produktivität zu steigern. Doch ohne eine strukturierte Datenbasis entfaltet KI ihr Potenzial nicht. Unstrukturierte Ablagen, fehlende Klassifizierung und lokale Daten bremsen eine sichere und effiziente Nutzung aus.
Dieser KI-Use Case zeigt, wie eine Organisation durch eine gezielte Datenmigration in die Cloud, eine klare Datenstruktur und die Einführung einer Informationsklassifizierung die Grundlage für eine DSGVO-konforme und leistungsfähige KI-Nutzung geschaffen hat.
Das Ergebnis: deutlich effizientere Prozesse, höhere Informationssicherheit und die erfolgreiche Nutzung von KI im Arbeitsalltag.
Dezentrale Datenstrukturen erschwerten die Nutzung von KI und Cloud-Datenmigration | Die Ausgangssituation
Die Organisation arbeitete bereits mit Microsoft 365, speicherte ihre Daten jedoch weiterhin dezentral auf Fileservern und in Einzellösungen. Eine durchgängige Datenstruktur an Orten, auf die die KI zugreifen konnte, fehlte gänzlich. Der Zugriff auf Informationen war aufwändig und KI-Tools wie Microsoft Copilot konnten deshalb nur eingeschränkt Nutzen entfalten. Schon vor der eigentlichen Microsoft Copilot-Einführung und Anwendung wurde klar: Erst strukturierte Daten in der Cloud ermöglichen eine wirklich effektive KI-Nutzung.
Im Arbeitsalltag wurde die Problematik besonders deutlich: Ordner wie „Ordner von Herr Mustermann“ oder Dateibenennungen wie „1009205Marketing-Konzept_Mustermann_Version5“ waren keine Ausnahme, sondern eher die Regel. Einheitliche Vorgaben zur Dateiablage waren nicht existent oder wurden nicht gelebt, wodurch die Datenverarbeitung zunehmend intransparent und schwer nutzbar wurde. Gleichzeitig fehlten oftmals klare Vorgaben für die Datenablage sowie ein einheitliches Datenmanagement innerhalb der Organisation.
Risiken ohne strukturierte Daten in der cloud
Natürlich muß KI nicht in Kombination mit Daten in der Cloud genutzt werden, sondern kann auch lokal implementiert werden. Für kleine Mittelständler ist der Aufwand jedoch häufig deutlich geringer mit Standardlösungen in der Cloud zu arbeiten. Somit wären bei diesem Kunden ohne die Datenmigration in die Cloud und klare Regeln zur Data Governance keine großen Produktivitätsgewinne entstanden. Sind Daten zudem wenig strukturiert und nicht nach Schutzbedarf klassifiziert, so entstehen zudem Sicherheits- und Compliance-Risiken, da dann der BSI-Grundschutz, der vom BSI allen Unternehmen ans Herz gelegt wird, nicht greift. Unstrukturierte Daten und fehlende Klassifizierung hätten Effizienz und sichere KI-Nutzung spürbar eingeschränkt. Die möglichen Konsequenzen im Überblick:
Produktivitätsverluste
Hoher Suchaufwand, doppelte Ablagen und ineffiziente Prozesse
Erhöhter Schulungsaufwand
Längere Einarbeitungszeiten durch unklare Datenstrukturen
Compliance- und Sicherheitsrisiken
Erhöhtes Risiko für Verstöße gegen DSGVO, EU AI Act und interne Vorgaben
Eingeschränkte KI-Nutzbarkeit
keine sichere und skalierbare KI-Nutzung möglich
Wettbewerbsnachteile
Geringere Effizienz im Vergleich zu digital besser aufgestellten Organisationen
„Garbage in – Garbage out“: Die Qualität der Daten bestimmt die Qualität der Ergebnisse der Datenverarbeitung der KI…
Das Ziel der Daten-strukturierung und cloud-migration
Aufbau einer strukturierten und sicheren Datenbasis in der Cloud zur Steigerung von Effizienz und zur DSGVO-konformen KI-Nutzung durch die sichere Datenverarbeitung durch Standard KI-Tools.
Zentrale Herausforderungen bei Daten und sicherer KI-Nutzung:
- Keine strukturierte Datenmigration in die Cloud: Daten lagen verteilt auf unterschiedlichen Systemen vor und waren für KI-Anwendungen wie Microsoft Copilot nur sehr eingeschränkt nutzbar und mit hohen Aufwänden verbunden
- Fehlende Datenklassifizierung und Governance: Es existierten keine klaren Regeln zur Ablage, Benennung oder Schutzbedarfseinstufung von Informationen – nur Daten, deren Wert ich kenne, kann ich adäquat schützen
- Hoher Such- und Abstimmungsaufwand: Mitarbeitende benötigten viel Zeit, um relevante Informationen zu finden oder den aktuellen Stand von Dokumenten zu klären
- Gewachsene und intransparente Datenstrukturen: Über Jahre entstandene Ordnerstrukturen und uneinheitliche Dateibenennungen erschwerten die Orientierung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender und von Job-Wechslern
- Eingeschränkte sichere KI-Nutzung: Aufgrund fehlender Struktur, Klassifizierung und Cloud-Verfügbarkeit war eine effiziente und DSGVO-konforme Nutzung von KI-Tools kaum möglich
Strukturierte Datenmigration als Grundlage für sichere KI-Nutzung | unsere Lösung
Auf Basis langjähriger Erfahrung in Informationssicherheit, Informationsklassifizierung und Change Management entwickelte 4-advice eine ganzheitliche Lösung, inklusive Schulung der Mitarbeitenden für eine strukturierte und sichere Datenablage als Grundlage für die sichere Datenverarbeitung mit Microsoft Copilot.
Dabei griff die 4-advice auf Best Practices aus Informationsklassifizierungsprojekten zurück. Dieses Konzept wurde dann im gemeinsamen Projektteam mit Mitarbeitenden des Kunden in die Tat umgesetzt.
Maßnahmen und Vorgehen bei der Cloud-Datenmigration







- Konzeption einer neuen, cloudbasierten Ordnerstruktur in SharePoint
- Schulung der Mitarbeitenden zur Informationsklassifizierung
- Entwicklung von Informations-Clustern und Schutzbedarfsklassen auf Basis von Best Practices
- Technische Umsetzung der Klassifizierung über Microsoft Purview
- Einrichtung einer Sandbox zur praktischen Erprobung
- (Teil-)automatisierte Migration der relevanten, aber zuvor aufgeräumten, Daten
- Visuelle Unterstützung zur leichteren Anwendung der Klassifizierung in der Cloud
Das Projektteam entwickelte gemeinsam mit den Fachabteilungen eine neue, klare Zielstruktur für die Datenablage. Im Rahmen der Datenmigration in die Cloud wurden relevante Daten gezielt migriert und in eine intuitive, nach Schutzbedarf aufgebaute Ablagelogik überführt. Zur besseren Orientierung wurden visuelle Hilfen wie Farblogiken eingeführt. So konnten Mitarbeitende Informationen schneller einordnen und korrekt ablegen.
Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die Befähigung der Mitarbeitenden: 4-advice entwickelte praxisnahe Schulungsunterlagen zum BSI-Grundschutzthema der Informationsklassifizierung. Die erste Schulung fand gemeinsam mit dem Kunden statt, anschließend wurden sie eigenständig intern weitergeführt – denn uns ist die Befähigung der Kunden zum eigenständigen Betrieb der von 4-advice entwickelten Lösungen sehr wichtig.
So wurde sichergestellt, dass die neue Datenstruktur langfristig im Arbeitsalltag verankert ist und die Cloud-Datenmigration ihre volle Wirkung entfalten kann.
Das Ergebnis für die Organisation durch die Datenstrukturierung & migration
Die Daten sind heute strukturiert, zentral verfügbar und nach Schutzbedarf klassifiziert. Das ermöglicht eine effiziente und DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit Microsoft Copilot im Arbeitsalltag.
Was die Cloud-Datenmigration bewirkt hat:
Die strukturierte Datenmigration in die Cloud und die Einführung klarer Regeln für Datenablage und -klassifizierung führten zu spürbaren Verbesserungen in Effizienz, Sicherheit und KI-Nutzbarkeit. Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:
Deutlich höhere Effizienz
Zentrale Datenablage in der Cloud reduziert Suchaufwand und beschleunigt Arbeitsprozesse
Klare Datenstruktur und Governance
Einheitliche Regeln für Ablage, Benennung und Versionierung sorgen für Transparenz und Konsistenz
Erhöhte Informationssicherheit
Umsetzung von BSI-Grundschutz-konformer Datenklassifizierung nach Schutzbedarf
Sichere und DSGVO-konforme KI-Nutzung
Strukturierte und klassifizierte Daten ermöglichen den produktiven Einsatz von KI-Tools wie Microsoft Copilot
Mehr Bewusstsein für den sicheren Umgang mit Daten und ki
Mitarbeitende verstehen Schutzbedarf und Vertraulichkeit besser und handeln entsprechend
Reduzierte Sicherheitsrisiken
Geringere Anfälligkeit für Fehler und Cyberangriffe durch klare Strukturen und höhere Sensibilität
Bessere Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit
Moderne Datenbasis als Grundlage für weitere Digitalisierungs- und KI-Initiativen
Fazit
Die erfolgreiche Migration und Informationsklassifizierung ermöglichte nicht nur den sicheren Einsatz von KI-Tools, sondern auch eine nachhaltige Optimierung der Datenstruktur. Die Fallstudie zeigt exemplarisch, wie Organisationen durch gezielte Digitalisierung ihre KI-Effizienz und Sicherheit deutlich steigern können.
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FAQ: häufige Fragen zur Datenmigration in die Cloud
Eine strukturierte Datenmigration in die Cloud erfolgt in mehreren Schritten: Zunächst werden bestehende Daten analysiert und bereinigt. Anschließend wird eine klare Zielstruktur definiert und eine Datenklassifizierung eingeführt. Darauf aufbauend erfolgt die technische Migration, z. B. nach Microsoft SharePoint, sowie die Schulung der Mitarbeitenden, um die neue Struktur im Alltag zu nutzen.
Wichtige Voraussetzungen sind eine klare Zielstruktur, definierte Regeln für die Datenablage und eine Bewertung des Schutzbedarfs von Informationen. Zusätzlich ist es entscheidend, Mitarbeitende frühzeitig einzubinden und zu schulen, damit die neue Struktur nachhaltig genutzt wird.
Eine strukturierte Cloud-Datenmigration reduziert Suchaufwände, verbessert die Informationssicherheit und schafft die Grundlage für eine sichere KI-Nutzung. Organisationen profitieren von effizienteren Prozessen, klaren Datenstrukturen und einer besseren Skalierbarkeit ihrer digitalen Lösungen.


