Überwindung von Kommunikationsbarrieren zwischen unterschiedlichen Abteilungen mit Business Escape Rooms™
Thema: Business Escape Room™
Branche: Verlagshaus für Software für Endverbraucher
Warum das Unternehmen auf 4-advice zukam
Als das Unternehmen auf 4-advice zukam, stand es vor einer Reihe von Herausforderungen, die das Wachstum und die Effizienz erheblich beeinträchtigten. Die Geschäftsführung erkannte die Notwendigkeit, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern und die Silo-Strukturen aufzubrechen.
1. Schuldzuweisungen zwischen Abteilungen
Abteilungen gaben sich gegenseitig die Schuld für die Nichterreichung von abteilungsübergreifenden Zielsetzungen. Dies führte zu einem angespannten Arbeitsklima und hinderte die effektive Zusammenarbeit.
2. Silo-Strukturen
Die Geschäftsführung wollte die gelebten Silo-Strukturen aufbrechen, da diese die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit stark behinderten.
3. Intransparente Kommunikation und Arbeitsweisen
Die Arbeitsweisen und Kommunikationsmethoden einzelner Abteilungen waren für andere Abteilungen nicht transparent, was zu Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsprozessen führte.
4. Unzureichende Team-Performance
Die Gesamtleistung der Teams entsprach nicht den Erwartungen – sie arbeiteten weder effizient noch effektiv zusammen.
5. Langsame Innovationsgeschwindigkeit:
Die Geschwindigkeit, mit der Innovationen umgesetzt wurden, war eher langsam. Dies beeinträchtigte die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
6. Unklare Prioritäten bei Software-Releases
Die Anforderungen für neue Software-Releases wurden nicht stringent gemanaged. Es gab Unterschiede im Verständnis, welche Features priorisiert werden sollten – aus Sicht des Marketings versus der IT.
7. Mangelnde operative Zusammenarbeit:
Die Abteilungsleiter vermittelten der Geschäftsführung, dass die Zusammenarbeit zwischen den Teams auf operativer Ebene nicht funktionierte.
Die möglichen Konsequenzen: Was hätte passieren können
Hätte dieses Unternehmen diese Probleme nicht zeitnah adressiert, wären schwerwiegende negative Konsequenzen unvermeidlich gewesen:
1. Rückgang der Profitabilität
Ineffizienzen hätten kurzfristig die Profitabilität und mittelfristig die Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit des Unternehmens beeinträchtigt.
2. Hohe Mitarbeiterunzufriedenheit
Unzufriedene Mitarbeiter hätten die Bindung an das Unternehmen gesenkt und die Fluktuation erhöht. Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels hätten die Kosten für Mitarbeiter-Recruiting und -Weiterbildung enorm zugenommen – es kostet bis zu 200 % mehr, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, als einen bestehenden weiterzubilden.
3. Kostensteigerungen durch schlechte Kommunikation
Schlechte Kommunikation hätte zu höheren Kosten bei der Durchführung von Arbeitsprozessen geführt. Dies hätte zu Kostennachteilen gegenüber produktiveren Anbietern geführt und die Profitabilität des Unternehmens weiter gesenkt. Zusätzlich hätte dies die Mitarbeiter frustriert und das Ineffizienz Empfinden verstärkt, was sich negativ auf das Unternehmensimage auswirkt, insbesondere im Kundenservice.
4. Sinkende Innovationsgeschwindigkeit
Ineffiziente Arbeitsprozesse hätten die Innovationsgeschwindigkeit und Wirksamkeit weiter gesenkt, was die Marktposition des Unternehmens geschwächt hätte.
Der Lösungsansatz von 4-advice
4-advice wurde beauftragt, um diese Herausforderungen zu bewältigen und das Unternehmen auf den richtigen Kurs zu bringen. Unser Ansatz bestand aus mehreren Schritten, die gemeinsam einen nachhaltigen Wandel ermöglichten:
1. Gemeinsame Analyse der Ausgangssituation
Zunächst führten wir eine umfassende Analyse der bestehenden Situation durch, um genau zu verstehen, zwischen welchen Teams die Zusammenarbeit funktionierte und wo es Probleme gab. Zudem untersuchten wir die Unternehmenskultur, um die Grundlage für unsere Maßnahmen zu schaffen.
2. Planung gemischter Gruppen in Business Escape Rooms™
Wir organisierten gemischte Gruppen in unseren Business Escape Rooms™, wobei wir Feedback im geschützten Raum einholten. Dies geschah bei der Trennung von operativen Mitarbeitenden und Führungskräften, um ehrliche und konstruktive Rückmeldungen zu gewährleisten.
3. Kombination von Escape Room™ Sessions und Workshops
Mit allen 60 Mitarbeitern führten wir Business Escape Room™ Sessions durch, gefolgt von Workshops zur Analyse und Verbesserung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Diese Kombination ermöglichte es den Teams, auf spielerische Weise Lösungen zu entwickeln und in Workshops zu vertiefen.
4. Entwicklung eines Maßnahmenkatalogs
Gemeinsam mit den Mitarbeitern entwickelten wir einen Maßnahmenkatalog zur Verbesserung des Wissensflusses und der Teamarbeit. Dies stellte sicher, dass die erarbeiteten Lösungen nachhaltig und praxisnah waren.
Die Ergebnisse und der Kundennutzen
Durch die Zusammenarbeit mit 4-advice konnte dieses Unternehmen erhebliche Verbesserungen erzielen:
1. Identifizierung der Kommunikationsbarrieren:
Wir identifizierten die Quellen von abteilungsübergreifenden Missverständnissen und Kommunikationsbarrieren, wodurch diese gezielt adressiert, werden konnten.
2. Verbesserung der Effizienz und Transparenz
Die Effizienz und Effektivität der Teamarbeit wurden deutlich verbessert. Zudem schufen wir eine höhere Transparenz in den Arbeitsprozessen, was das gegenseitige Verständnis förderte.
3. Stärkung des Teamzusammenhalts
Der Teamzusammenhalt wurde gestärkt, da die Mitarbeiter lernten, besser zusammenzuarbeiten und gegenseitige Vorbehalte abzubauen.
4. Abbau von Vorbehalten
Wir konnten Vorbehalte zur Zusammenarbeit auf operativer Ebene abbauen, was die Zusammenarbeit insgesamt harmonischer und produktiver machte.
5. Nachhaltige Maßnahmen
Der definierte Maßnahmenkatalog zur Verbesserung des Wissensflusses und der Teamarbeit sorgte dafür, dass die erreichten Verbesserungen nachhaltig in den Arbeitsalltag integriert wurden.
Fazit
Dank dieser Maßnahmen konnte das Unternehmen nicht nur die bestehenden Probleme lösen, sondern auch eine solide Basis für zukünftige Erfolge schaffen. Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter waren gleichermaßen zufrieden mit den Ergebnissen, und das Unternehmen konnte seine Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft nachhaltig steigern.
Diese Fallstudie zeigt deutlich, wie eine gezielte Analyse und maßgeschneiderte Lösungen von 4-advice Unternehmen dabei unterstützen können, ihre internen Prozesse zu optimieren und ihre Ziele zu erreichen. Wenn auch du ähnliche Herausforderungen in deinem Unternehmen siehst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Gemeinsam finden wir den Weg zu einer effizienteren und erfolgreicheren Zusammenarbeit.
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