Case Study - Business Escape Rooms - zur Überwindung von Kommunikationsbarrieren  zwischen unterschiedlichen Abteilungen
Case Study - Business Escape Rooms - zur Überwindung von Kommunikationsbarrieren  zwischen unterschiedlichen Abteilungen

Überwindung von Kommunikationsbarrieren zwischen unterschiedlichen Abteilungen mit Business Escape Rooms™

Thema: Business Escape Room™

Branche: Verlagshaus für Software für Endverbraucher 

Warum das Unternehmen auf 4-advice zukam

Als das Unternehmen auf 4-advice zukam, stand es vor einer Reihe von Herausforderungen, die das Wachstum und die Effizienz erheblich beeinträchtigten. Die Geschäftsführung erkannte die Notwendigkeit, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern und die Silo-Strukturen aufzubrechen.

1. Schuldzuweisungen zwischen Abteilungen

Abteilungen gaben sich gegenseitig die Schuld für die Nichterreichung von abteilungsübergreifenden Zielsetzungen. Dies führte zu einem angespannten Arbeitsklima und hinderte die effektive Zusammenarbeit.

2. Silo-Strukturen

Die Geschäftsführung wollte die gelebten Silo-Strukturen aufbrechen, da diese die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit stark behinderten.

3. Intransparente Kommunikation und Arbeitsweisen

Die Arbeitsweisen und Kommunikationsmethoden einzelner Abteilungen waren für andere Abteilungen nicht transparent, was zu Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsprozessen führte.

4. Unzureichende Team-Performance

Die Gesamtleistung der Teams entsprach nicht den Erwartungen – sie arbeiteten weder effizient noch effektiv zusammen.

5. Langsame Innovationsgeschwindigkeit:

Die Geschwindigkeit, mit der Innovationen umgesetzt wurden, war eher langsam. Dies beeinträchtigte die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

6. Unklare Prioritäten bei Software-Releases

Die Anforderungen für neue Software-Releases wurden nicht stringent gemanaged. Es gab Unterschiede im Verständnis, welche Features priorisiert werden sollten – aus Sicht des Marketings versus der IT.

7. Mangelnde operative Zusammenarbeit:

Die Abteilungsleiter vermittelten der Geschäftsführung, dass die Zusammenarbeit zwischen den Teams auf operativer Ebene nicht funktionierte.

Die möglichen Konsequenzen: Was hätte passieren können

Hätte dieses Unternehmen diese Probleme nicht zeitnah adressiert, wären schwerwiegende negative Konsequenzen unvermeidlich gewesen:

1. Rückgang der Profitabilität

Ineffizienzen hätten kurzfristig die Profitabilität und mittelfristig die Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit des Unternehmens beeinträchtigt.

2. Hohe Mitarbeiterunzufriedenheit

Unzufriedene Mitarbeiter hätten die Bindung an das Unternehmen gesenkt und die Fluktuation erhöht. Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels hätten die Kosten für Mitarbeiter-Recruiting und -Weiterbildung enorm zugenommen – es kostet bis zu 200 % mehr, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, als einen bestehenden weiterzubilden.

3. Kostensteigerungen durch schlechte Kommunikation

Schlechte Kommunikation hätte zu höheren Kosten bei der Durchführung von Arbeitsprozessen geführt. Dies hätte zu Kostennachteilen gegenüber produktiveren Anbietern geführt und die Profitabilität des Unternehmens weiter gesenkt. Zusätzlich hätte dies die Mitarbeiter frustriert und das Ineffizienz Empfinden verstärkt, was sich negativ auf das Unternehmensimage auswirkt, insbesondere im Kundenservice.

4. Sinkende Innovationsgeschwindigkeit

Ineffiziente Arbeitsprozesse hätten die Innovationsgeschwindigkeit und Wirksamkeit weiter gesenkt, was die Marktposition des Unternehmens geschwächt hätte.

Der Lösungsansatz von 4-advice

4-advice wurde beauftragt, um diese Herausforderungen zu bewältigen und das Unternehmen auf den richtigen Kurs zu bringen. Unser Ansatz bestand aus mehreren Schritten, die gemeinsam einen nachhaltigen Wandel ermöglichten:

1. Gemeinsame Analyse der Ausgangssituation

Zunächst führten wir eine umfassende Analyse der bestehenden Situation durch, um genau zu verstehen, zwischen welchen Teams die Zusammenarbeit funktionierte und wo es Probleme gab. Zudem untersuchten wir die Unternehmenskultur, um die Grundlage für unsere Maßnahmen zu schaffen.

2. Planung gemischter Gruppen in Business Escape Rooms™

Wir organisierten gemischte Gruppen in unseren Business Escape Rooms™, wobei wir Feedback im geschützten Raum einholten. Dies geschah bei der Trennung von operativen Mitarbeitenden und Führungskräften, um ehrliche und konstruktive Rückmeldungen zu gewährleisten.

3. Kombination von Escape Room™ Sessions und Workshops

Mit allen 60 Mitarbeitern führten wir Business Escape Room™ Sessions durch, gefolgt von Workshops zur Analyse und Verbesserung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Diese Kombination ermöglichte es den Teams, auf spielerische Weise Lösungen zu entwickeln und in Workshops zu vertiefen.

4. Entwicklung eines Maßnahmenkatalogs

Gemeinsam mit den Mitarbeitern entwickelten wir einen Maßnahmenkatalog zur Verbesserung des Wissensflusses und der Teamarbeit. Dies stellte sicher, dass die erarbeiteten Lösungen nachhaltig und praxisnah waren.

Die Ergebnisse und der Kundennutzen

Durch die Zusammenarbeit mit 4-advice konnte dieses Unternehmen erhebliche Verbesserungen erzielen:

1. Identifizierung der Kommunikationsbarrieren:

Wir identifizierten die Quellen von abteilungsübergreifenden Missverständnissen und Kommunikationsbarrieren, wodurch diese gezielt adressiert, werden konnten.

2. Verbesserung der Effizienz und Transparenz

Die Effizienz und Effektivität der Teamarbeit wurden deutlich verbessert. Zudem schufen wir eine höhere Transparenz in den Arbeitsprozessen, was das gegenseitige Verständnis förderte.

3. Stärkung des Teamzusammenhalts

Der Teamzusammenhalt wurde gestärkt, da die Mitarbeiter lernten, besser zusammenzuarbeiten und gegenseitige Vorbehalte abzubauen.

4. Abbau von Vorbehalten

Wir konnten Vorbehalte zur Zusammenarbeit auf operativer Ebene abbauen, was die Zusammenarbeit insgesamt harmonischer und produktiver machte.

5. Nachhaltige Maßnahmen

Der definierte Maßnahmenkatalog zur Verbesserung des Wissensflusses und der Teamarbeit sorgte dafür, dass die erreichten Verbesserungen nachhaltig in den Arbeitsalltag integriert wurden.

Fazit

Dank dieser Maßnahmen konnte das Unternehmen nicht nur die bestehenden Probleme lösen, sondern auch eine solide Basis für zukünftige Erfolge schaffen. Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter waren gleichermaßen zufrieden mit den Ergebnissen, und das Unternehmen konnte seine Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft nachhaltig steigern.

Diese Fallstudie zeigt deutlich, wie eine gezielte Analyse und maßgeschneiderte Lösungen von 4-advice Unternehmen dabei unterstützen können, ihre internen Prozesse zu optimieren und ihre Ziele zu erreichen. Wenn auch du ähnliche Herausforderungen in deinem Unternehmen siehst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Gemeinsam finden wir den Weg zu einer effizienteren und erfolgreicheren Zusammenarbeit.

Fazit

Dank dieser Maßnahmen konnte das Unternehmen nicht nur die bestehenden Probleme lösen, sondern auch eine solide Basis für zukünftige Erfolge schaffen. Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter waren gleichermaßen zufrieden mit den Ergebnissen, und das Unternehmen konnte seine Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft nachhaltig steigern.

Diese Fallstudie zeigt deutlich, wie eine gezielte Analyse und maßgeschneiderte Lösungen von 4-advice Unternehmen dabei unterstützen können, ihre internen Prozesse zu optimieren und ihre Ziele zu erreichen. Wenn auch du ähnliche Herausforderungen in deinem Unternehmen siehst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Gemeinsam finden wir den Weg zu einer effizienteren und erfolgreicheren Zusammenarbeit.

Im Design Sprint haben unsere Studenten im Master Digital Management Lösungen zur Vermarktung des digitalen Service-Tools „Meine-Wartung“ von Niemann-Laes, Großhändler für industriebedarf, entwickelt. Innerhalb von nur 4 Tagen haben sie unter der wie immer sympathischen und fachkundigen Führung unserer Dozenten der 4-advice Digital Change & Innovation einen von Experten getesteten Prototypen entwickelt. Es ist immer wieder großartig zu sehen, wieviel wir gemeinsam in kürzester Zeit erreichen können – als Win-Win-Win Situation für Hochschule, Studenten und Partner aus der Industrie. Weiter so und danke an unsere Studenten, die Industriepartner Maximilian Krause & Philipp Mitzscherlich und die Dozenten Marcus Jansen und Simon Schoop, die jedes Semester immer wieder innocative und wirksame Formate an der Hochschule Fresenius erfolgreich umsetzen!

Simon has been teaching as a lecturer with a high level of professional expertise and great personal commitment for many years in the international master´s program in Digital Management at the private Fresenius University of Applied Sciences in the Mediapark Cologne. The innovative teaching methods introduced by Simon and 4-advice, applying methodologies like the Google Design Sprint, add great practical value for our students. I have experienced 4-advice´s methodological competence within their lectures „Digital Innovation“ and „Digital Transformation“. The Design Sprint is a great tool to reduce Time-to-Market to a bare minimum. That´s why it´s a very valuable method to develop new products, processes, organization and business models. Actually it can be used to tackle most types of challenges.”

Ich habe Simon und sein Team von 4-advice als ausgewiesenen Experten für Veränderungsmanagement und Innovation kennengelernt. Dabei geht er, zum Beispiel durch seinen Ansatz des „Spielerischen Veränderns“ im Sinne eines besseren Ergebnisses, selbst immer wieder kreative und neue Wege. Ein Highlight sind hierbei sicher die „Business Escape Rooms“, die ich selbst als sehr positiv erlebt habe. Als Spezialist für Projektmanagement begleiten Simon und sein Team zudem mit langjähriger Erfahrung und viel Fingerspitzengefühl Unternehmen bei Organisationsentwicklungsteams. Simon ist absolut integer, stets hochmotiviert und 100%ig zuverlässig. Er steht zu seinem Wort! Mit ein Grund, warum ich so gerne mit ihm zusammenarbeite – und ihn empfehle.

Die Kombination aus Theorie – und Praxisanteil. Man konnte das gelernte aus der Schulung direkt in den Arbeitsalltag einfließen lassen bzw. direkt eine Brücke in den Beruf schlagen. Inhalte sind im Arbeitsalltag anwendbar. Ich werde die Methoden aber auch die gelernten Denkweisen in meinen Arbeitsalltag integrieren und entsprechend handeln um erfolgreiche meine Changes umzusetzen. Change , Change Management wird noch mehr Beachtung in den nächsten Jahren erhalten und jetzt bereits schon die entsprechenden Methodiken zu kennengelernt zu haben wird mich persönlich dabei unterstützen meine Aufgaben/Changes bestmöglich abzuwickeln. Die Schulung passt definitiv in die Berufswelt rein und ist keine reine stumpfe Theorie.

Der strukturierte Wissenszuwachs führte zu Aha-Effekten und häufig zu Frage, warum man darauf nicht selbst gekommen ist. Auf jeden Fall bereichert der DCM-Kurs den Projektalltag und wird zu besseren Changeinitiativen führen.
Dank der offenen und sympathischen Dozenten wurden viele praktische Punkte ehrlich angesprochen und es entstand eine gute Stimmung im Kurs. Das Gelernte wird nicht erst in Zukunft umgesetzt. Es ist bereits jetzt in den Gesprächen und neuen Projekten zu spüren. Für die Zukunft werde ich einen standardisierten grundhaften „Unterbau“ ausarbeiten, der an die Projekte individuell angepasst und/oder erweitert wird.
Außerdem werden unsere grundlegendsten Probleme (Kommunikation, stabile Rollenverteilung, Belohnung) anzugehen sein.
Zu guter Letzt werde ich von agilem Arbeiten wohl noch eine Weile träumen … toller Austausch, umfassende Betrachtung des Changes, viele praktische Tipps , Blick über den Tellerrand, Neubewertung der eigenen Aktivitäten in der Vergangenheit – meist haben wir vieles schon richtig gemacht, es aber nie wahrgenommen

Die Mischung aus Change Methoden und deren praktischer Anwendung. Die Unterlagen, Skripte, Excelvorlagen und Workbooks sind absolut Praxistauglich für die eigene tägliche Arbeit bei Change Projekten. Die Modul-Aufteilung von dem allgemeinen Verständnis der Digitalisierung zum Umgang mit dem Change ist verständlich strukturiert. Das ausgeprägte Kompetenzfeld der Trainer im Change Management hinweg über verschiedene Branchen und Organisationen. Das Anwenden der Methoden für erfolgreichen Change in der Digitalisierung, die ich gelernt habe werden mir sehr weiterhelfen zur Akzeptanzerreichung bei den Stakeholdern.
Im Mix aus eLearning, Methodenvermittlung, Case Studies und Live Coachings habe ich sehr wertvolle Kenntnisse zu Digital Change Management aufgebaut, dieses Wissen werde ich auch an andere Projektverantwortliche, insbesondere auch an Jung-Ingenieure weitergeben.
Veränderung nimmt in Intensität und Geschwindigkeit weiter stark zu – da sind die von 4-advice vermittelten Digitalisierungs-Kompetenzen Gold wert. Die Digitalisierung als Rationalisierungsfaktor wird in den kommenden Jahren rasant Fahrt aufnehmen. Insbesondere im Mittelständischen Maschinenbau, meinem Kerngebiet, gibt es in der Prozessdigitalisierung in vielen Unternehmen noch erheblichen Bedarf. Eine Basis für einen erfolgreichen Change und die Sicherung des Unternehmens in der Zukunft ist die Ausbildung eigener Mitarbeiter zu Digital Change Managern.

Die Inhalte waren sehr umfassend und fundiert, die Aufbereitung der Inhalte war sehr gut strukturiert und ansprechend. Die Referenten (Markus, Simon) haben die Inhalte sehr interessant rübergebracht und durch praktische Beispiele ergänzt. Mit Fragen der TN wurde sehr gut umgegangen. Die Gruppenzusammensetzung war auf Grund der verschiedenen Backgrounds, die Gruppenarbeiten waren bereichernd. Ich bin ständig in Changeprojekte eingebunden, daher kann ich das Gelernte sehr gut anwenden, nun mit wesentlich fundierterem Background und mehr Tools. Grund für die Weiterempfehlung: Siehe oben! Allerdings muss auch der Nachteil einer Remote-WB bewusst sein – der informelle Austausch zur praktischen Erfahrung bleibt etwas auf der Strecke. Aber alles in allem, eine tolle Weiterbildung!

Der Lehrgang war mit zwei äußerst gut vorbereiteten Trainer bestückt, die die Teilnehmer nicht nur kompetent und launig durch das Training geroutet haben, sondern auch verstanden haben, trotz der virtuellen Trainingssessions eine „harmonische Lerngruppe“ zu bilden. Neben einer ungeheuer vielfältigen Wissensvermittlung kamen Erfahrungsaustausch und Spaß nie zu kurz!
Nahezu alle Lerninhalte konnte ich schon während der Trainingsphase einsetzen, sei es in Kundenprojekten, in Angeboten oder in der täglichen Arbeit mit Kolleg:innen.
Sogar im privaten Bereich waren einige der vermittelten Inhalte von großem Nutzen. Erstens, die vermittelte „Philosophie“, was hinter „Change“ alles steckt und warum es sich lohnt, sich intensiv mit direkten und indirekten Einflüssen und Folgen auseinanderzusetzen. Zweitens, weil das Training eher generalistisch angelegt ist und damit ein breites fachliches und persönliches Einsatzspektrum garantiert. Drittens, weil die Kombination aus „Erstens“ und „Zweitens“ ein Maximum an Mehrwert generiert