Hybride Teamarbeit - digital und vor Ort
Thema: Teamarbeit
Grundlagen
Egal ob Du das Thema unter der Überschrift „Remote Work“, „Hybrides Arbeiten“ oder „hybride Teamarbeit“ kennst – letztlich geht es um die Frage, wie wir unsere Zusammenarbeit jetzt organisieren. Wieviel wird von zu Hause aus gearbeitet, und wieviel im Büro – und vor allem was.
Die Corona-Pandemie war zweifelsohne ein „Turbo“ zur Beschleunigung digitaler Teamarbeit. Waren wir zuvor in den meisten Unternehmen fast immer vor Ort, so haben wir heute – zumindest außerhalb von Funktionen wie der Produktion, die eine Vor-Ort Präsenz des Mitarbeitenden erfordern – einen viel gesünderen Mix aus „Office“ und „Home Office“. Das Rad der Zeit gänzlich zurück zu drehen ist da keine gute Option. Was sich nun aber die meisten Unternehmen fragen ist, wie man die künftige Arbeitswelt nun am Besten gestaltet. Ich möchte hier mit Dir unsere Gedanken und Ansätze zu hybrider und vor allem digitaler Teamarbeit teilen. Schon seit Beginn der Pandemie Anfang 2020 beschäftigen wir uns intensiv damit, und entwickeln pragmatische Konzepte für hybride Teamarbeit, die wir natürlich auch für unsere Kunden implementieren.
Einige Gedanken, Tipps & Tricks haben wir bereits Anfang 2020 für Euch zusammengefasst… damals noch in Sie-Form 🙂 – aber dennoch weiterhin brandaktuell.
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Individuelle, flexible Konzepte
Damit das Modell auch wirklich für Dich und Dein Unternehmen gut passt, macht es Sinn, dass Du Dir zunächst einmal über Deine Unternehmenskultur und den Grad des Vertrauens, den Führungskräfte in Mitarbeiter setzen – und umgekehrt – erfasst. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wir arbeiten dafür zum Beispiel mit dem Modell des „Digitalen Reifegrads“ und dem „Innovationskulturbarometer“, um in Erfahrung zu bringen, wo Du stehst. Beide wissenschaftliche Methoden wurden bereits mehrere hunderte Mal angewendet und geben Dir ein detailliertes Feedback zu Deinem Status Quo. Zudem arbeiten wir in Workshops – online oder vor Ort bei Dir – mit Dir zusammen, um Deine Lösung zu entwickeln. In offenen Online-Workshops wie z.B. in der digitalen Woche bei der IHK Koblenz hast Du die Möglichkeit, uns und unsere Vorgehensweise kennenzulernen. In solchen offenen Formaten mit oftmals 50 oder mehr Teilnehmern können wir Dir „Hilfe zur Selbsthilfe“ und einen ersten Einblick in unseren Methodenkoffer geben. In einer solchen, ca 45- 90 minütigen Session, lässt sich aber nicht ein voll auf Dich zugeschnittenes Konzept erarbeiten – dafür ist die Zeit einfach zu kurz und das Format zu offen. Aber Spaß macht es alle Mal und ist ein guter Einstieg ins Thema. Sobald der nächste offene Termin zum Thema Remote Work feststeht, informieren wir Dich hier sowie auf Linkedin darüber. Folge uns dazu gern auf Linkedin oder abonniere unseren Newsletter, um „up to date“ zu bleiben.
Online Workshops haben den Vorteil, dass sowohl Du als auch wir weniger Reise- und Koordinationsaufwand haben. Denn sie können in direktem Anschluss an andere Termine in einen kleineren Kalender-Zeitslot gepackt werden als bspw. ein Workshop vor Ort. Und die Ergebnisse liegen sofort digital vor und lassen sich einfacher teilen. Letzteres ist aber auch bei unseren Workshops vor Ort der Fall, da wir immer schon live digital während der Workshops dokumentieren. Nicht destotrotz müssen handgeschriebene Post-Its eben nicht manuell digitalisiert werden. Beide Formate – vor Ort und online haben ihre Vorteile, Nachteile und Grenzen. Und diese Grenzen finden Ausdruck in den zwei Kernfragen hybrider Teamarbeit.
Zwei Kernfragen hybrider Teamarbeit
1. Welche Aufgaben sind besser für das Home Office und welche für die Arbeit im Büro geeignet?
2. Welchen Grad von Selbstbestimmung sollten wir den Teams und Mitarbeitern geben, selbst darüber zu entscheiden, wo sie welche Aufgaben bearbeiten?
Wie arbeiten wir künftig?
Die Beantwortung der beiden Fragen hängt stark von der Unternehmenskultur ab. Teil der Unternehmenskultur ist Vertrauen. Ich habe neulich in einem eLearning zu „coachender Führung“ einen spannenden Satz gehört: Wo kein Vertrauen da ist, kann auch keine coachende Führung stattfinden. Und dies lässt sich auf das Thema „Remote Work“ oder hybride Teamarbeit übertragen. Wenn die Leader eines Unternehmens kein Vertrauen darin haben, dass die Mitarbeiter zu Hause auch wirklich arbeiten und nicht die Füße hochlegen, dann kann hybride Teamarbeit nur scheitern. Das Vertrauen ist die Grundlage. Mitarbeiter fühlen, dass sie durch ihre Leistung während der Corona-Pandemie bewiesen haben, dass sie zu Hause sehr produktiv sind und die Füße eben nicht hochlegen oder nur so tun, als ob sie zu Hause arbeiten würden. Das jetzt in Frage zu stellen, scheitert – wie man am Beispiel von Apples zunächst misslungenem Versuch fixe Bürotage wieder einzuführen, gesehen hat, der ja ein breites Echo in der Presse fand.
Deshalb brauchen wir flexible Konzepte. Die Diskussion dazu ist längst im Gange und lässt sich auch weder aufhalten, noch eindämmen – wir müssen uns dieser Diskussion stellen, wenn wir nicht Top-Talente an Wettbewerber mit besseren hybriden Teamarbeitskonzepten verlieren wollen.
Aufgaben für zu Hause und im Büro
Im Rheinland gilt nach wie vor das karnevalistische Gesetz „Jeder Jeck ist anders“. Das heisst hier für uns, dass wir flexible Konzepte brauchen, die selbstverständlich NICHT per Gießkanne für alle Unternehmen gleichermassen ausgerollt werden können. Konzepte für die hybride Teamarbeit sollten in jedem Fall einerseits die Unternehmenskultur berücksichtigen und andererseits auch die Besonderheiten einzelner Abteilungen und Bereiche. Natürlich gibt es Aufgaben, die man nur im Büro erledigen kann – zum Beispiel in der Produktion oder der Forschung. Allerdings gibt es viele Aufgaben, die gerade in den kaufmännischen Berufen mindestens genauso gut oder besser, von zu Hause erledigt werden können. Wobei es bei der Frage, ob dies tatsächlich der Fall ist, natürlich stark auf das individuelle Arbeits-Setup zu Hause ankommt. Ist ein eigenes Bürozimmer zu Hause vorhanden, in dem auch mal in Ruhe – ohne Störung bspw. durch die Kinder – gearbeitet werden kann? Ist ein guter Bürostuhl vorhanden? Gibt es einen angemessen großen Bildschirm? Ist die Informationssicherheit auch im Home Office gewährleistet? All das und vieles mehr sind Fragen, die gestellt werden sollten.
Natürlich kann man dies in größeren Unternehmen nicht auf individueller Basis erörtern und entscheiden. Und deshalb brauchen wir Programme, in denen die Mitarbeiter vom Arbeitgeber befähigt werden, z.B. durch die Bereitstellung von Equipment, auch im Home Office produktiv zu arbeiten. Bei einem unserer Kunden, dem Weltmarktführer für Wasserfilter, BRITA, gibt es beispielsweise ein Programm, mit dem Mitarbeiter Kosten für die Beschaffung von Home Office Equipment vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Zudem hat der CEO von BRITA, Markus Hankammer, erkannt, dass es künftig einer anderen Arbeitsumgebung bedarf als bisher – weshalb er Millionen in den Umbau der Hauptverwaltung investiert. Und die neue Arbeitswelt soll einen echten „WoW“-Effekt haben, wie der „Way of Work“ bei BRITA heisst. Folgt gerne BRITA, um Updates zur zukunftsweisenden Bürolandschaft bei BRITA zu bekommen – wie in diesem Linkedin-Post von BRITA. Das Büro wird so vor allem zu einem Ort der Begegnung und des kreativen Austauschs. In meinen Augen können Konzentrationsphasen zur konzeptionellen Arbeit genau so gut oder sogar besser zu Hause erledigt werden. Aber da wo Mehrwert in Teamarbeit liegt, macht es Sinn, diese auch im Büro zu erledigen.
Diese Erfahrung haben wir bei der 4-advice schon lange gesammelt. Gerade bei Kreativ-Workshops, in denen wir zum Beispiel neue Produkte oder Geschäftsmodelle für unsere Kunden entwickeln, macht es Sinn, gemeinsam vor Ort zu sein. Das „normale Meeting“ hingegen funktioniert auch per Videocall ganz gut. Und manches funktioniert online sogar besser: Unser tägliches „Daily“ war vor der Pandemie dadurch gekennzeichnet, dass immer unterschiedlich viele Mitarbeiter im Büro waren – so kamen die ausgetauschten Informationen nicht bei allen Mitarbeitern an – und wenn großer Zeitdruck war, fiel das Daily auch gerne mal aus. Aber mit der Pandemie und dadurch bedingten Umstellung auf ein „Virtual Daily“ in einem Videocall hat sich das radikal verbessert: Das Virtual Daily findet immer statt und im Chat zum Call kann jede:r nachvollziehen ob das Daily stattfand. Nicht Anwesende teilen dort auch das, was sie am Tag machen werden und wie dies auf die Objectives und Key Results (OKR), an denen wir arbeiten, einzahlt.
Grad der Autonomie und Selbstbestimmung bei der Wahl des Arbeitsorts
Mark Klein, Chief Digital Officer eines unserer Kunden, der ERGO, hat im Mai 2022 einen interessanten Linkedin Post veröffentlicht, in dem er das hybride Arbeitsmodell der ERGO skizziert. Welchen Grad der Selbstbestimmung man seinen Teams einräumt, ist nämlich entscheidend – und wie zuvor bereits geschrieben – auch abhängig von der Unternehmenskultur. Ein entscheidendes Argument für gemeinsame Zeit im Büro ist der soziale Charakter des menschlichen Wesens. Klein schreibt: „Nur so pflegen wir eine emotionale Bindung zueinander […] so entstehen Ideen, Kreativität und Vertrauen. […] Gelebte digitale Transformation braucht Teamspirit und Kreativität innerhalb der Einheit. […] Die für gute Ergebnisse so wichtige Teambindung kann man – dauerhaft – nur schwerlich von Ferne aufbauen und pflegen.
Dem ist eigentlich nicht viel hinzuzufügen.
Fazit
Wir haben bei 4-advice gelernt, dass die Wahl des richtigen Grads der Selbstbestimmung bei der Wahl des Arbeitsorts sehr wichtig ist. Und dass man auch nicht immer nur das tun sollte, was sich Mitarbeiter wünschen – denn oftmals siegt die „innere Komfortzone“ über den Anspruch an höchstmögliche Produktivität. Natürlich ist es angenehme die Zeit im Stau zur Arbeit zu sparen. Aber gerade Team-Formate und kreative Sessions sind im Office oft nicht nur produktiver sondern machen einfach auch mehr Spaß und tragen so zur Teambindung bei. Auch wenn es natürlich auch virtuell sehr wirksame Formate zur Teambindung wie unseren Business Escape Room(TM) gibt. Einige Use Cases lassen sich im Team, vor Ort im Büro einfach effektiver bearbeiten und sie sorgen vor allem für eine höhere emotionale Bindung. Sitzt ein Mitarbeiter zu 100% im Homeoffice, wird der Arbeitgeber natürlich auch ein Stück weit austauschbarer.
Deshalb gilt es – wie immer im Leben – den richtigen Mix zu finden.
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